Aineiston avaaminen tai hävittäminen

TUTKIMUSAINEISTON HÄVITTÄMINEN

Tutkimusaineisto hävitetään, jos:

• Aineisto sisältää henkilötietoja eikä aineistoa ole mahdollista anonymisoida.
• Aineiston avaaminen, julkaiseminen tai arkistointi ei ole mahdollista tai kannattavaa.
• Suunnitelmissa ei ole aineiston jatkokäyttö.

TÄRKEÄÄ:

• Älä säilytä henkilötietoja sisältävää aineistoa pidempään, kuin mitä olet tutkittaville informoinut.
• Poista kaikki henkilötietoja sisältävä aineisto yliopiston laitteilta, järjestelmistä ja ohjelmistoista heti sen jälkeen kun olet päättänyt henkilötietojen käsittelyn.
  • Kaikki henkilötietoja sisältävä aineisto on poistettava yliopiston laitteilta, järjestelmistä ja ohjelmistoista ennen kuin JYU-käyttäjätunnuksesi lakkaavat toimimasta.
• Muista, että aineisto ei missään vaiheessa saa päästä ulkopuolisten käsiin, vaan se tulee hävittää tietoturvallisesti.
• Ennen hävittämistä tarkista opinnäytteesi ohjaajalta, kuinka kauan oppiaineessasi tutkimusaineistot on säilytettävä opinnäytetyön ja tulosten tarkistusta varten.

Tietoturvallinen aineiston hävittäminen

• Tietoturvallisin tapa hävittää tutkimusaineiston sisältämät tiedostot on ylikirjoittaminen.
  • Voit ajatella ylikirjoittamista eräänlaisena teknisenä paperisilppurina, joka tuhoaa datan.
• Ylikirjoittaminen tarkoittaa sitä, että tiedosto tai tallennusväline täytetään useita kertoja satunnaisella datalla, jonka jälkeen alkuperäisiä tiedostoja ei voida enää palauttaa.
• Ylikirjoittamiseen on erillisiä ohjelmia, esimerkiksi Eraser
• Ylikirjoittaminen on välttämätöntä, jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja tai arkaluontoisia / salassapidettäviä tietoja. 

Jos aineistossasi ei ole erityisiä henkilötietoja tai arkaluontoisia / salassapidettäviä tietoja:

• Siirrä U-asemalla sijaitseva aineisto roskakoriin ja tyhjennä roskakori.
  • Vaikka U-asemasi lakkaa toimimasta valmistumisen jälkeen, aineistoa ei tule jättää U-asemalle.
• Poista yliopiston Office365-ohjelmissa säilytetyt tiedostot. Vie tiedostot roskakoriin ja valitse roskakorissa "poista pysyvästi".
• Poista tiedostot myös kaikilta muilta yliopiston laitteilta, ohjelmistoista ja järjestelmistä, joita olet käyttänyt. Esimerkiksi Webropol.
  • Jos olet organisoinut ja dokumentoinut aineistonhallinnan huolellisesti, toimii tämä dokumentti kätevänä tarkastuslistana siitä, missä kaikkialla olet aineistoasi säilyttänyt!
• Vie paperiset aineistot luottamuksellisten paperien kierrätyslaatikkoon, josta ne päätyvät silppuriin. Ei siis tavalliseen paperinkeräyslaatikkoon tai roskikseen!
  • Useissa yliopiston rakennuksissa on tähän tarkoitukseen tummanharmaita lukollisia Sulo-roskapönttöjä.
• Palauta tallennusvälineet (esim. yliopiston nauhuri) tyhjennettynä ja jos mahdollista, ylikirjoita tallennustiedostot.
• Cd-levyt, ssd-levyt ja vastaavat voi viedä suoraan digipalveluiden palvelupisteelle Lähde-rakennuksessa (B315) hävittämistä varten.
• Ylikirjoita tiedostot, jos tarpeellista.
  • Esimerkiksi jos olet jostain syystä tallentanut aineistoa omalle henkilökohtaiselle koneellesi tai työkoneellesi, käytä ylikirjoittamista.
     

TUTKIMUSAINEISTON JATKOKÄYTTÖ 

Arvioi ohjaajasi kanssa jo aineistonhallinnan suunnitteluvaiheessa, onko keräämäsi tutkimusaineisto sellainen, jota ei kannata hävittää. Toisin sanoen, onko aineistollasi jatkokäyttöarvoa joko itsellesi, esimerkiksi jos jatkat graduaiheesta väitöskirjan pariin, tai tuleville tutkijoille ja tutkimushankkeille. Pohtikaa yhdessä aineiston jatkokäytön hyötyjä ja haasteita, sekä onko aineistoasi ylipäätään mahdollista käsitellä ja säilyttää niin, että jatkokäyttö mahdollistuu.

Aineiston jatkokäyttö tulee suunnitella ennen aineiston keräämistä!

• Aineiston avaaminen, julkaiseminen, arkistoiminen tai muu säilyttäminen jatkokäyttöä varten on kerrottava tutkittaville tietosuojailmoituksessa.
• Jos jatkokäyttö edellyttää henkilötietojen anonymisointia, on tämä otettava huomioon aineiston keräämisen suunnittelussa ja toteutuksessa.
  • Esimerkiksi: toteuta kyselysi jo alusta alkaen anonyymina, jolloin aineistoosi ei kerry henkilötietoja.
• Jos luovutat keräämäsi tai tuottamasi aineiston tutkimusryhmälle, hankkeelle tai muulle vastaavalle, tee ennen työsi alkamista sopimus aineiston oikeuksien luovuttamisesta hankkeelle. Katso lisää oppimateriaalin osiosta: Aineistoon liittyvät oikeudet.

Aineiston arkistointi

Aineiston arkistoiminen tarkoittaa sitä, että aineiston tekijä laatii arkistointisopimuksen arkistolainsäädännön piirissä toimivan aineistoarkiston (esim. Kielipankki, Kansan arkisto, SKS:n arkisto) kanssa ja luovuttaa aineiston arkistoon.

• Arkisto toimii aineiston jakelijana, eli aineisto ei enää ole sen tuottajan käytössä alkuperäiseen tutkimuskäyttötarkoitukseen.
• Arkistoitu aineisto ei välttämättä ole avoimesti kaikkien saatavilla, mutta sitä säilytetään luovuttajan ja arkiston laatiman sopimuksen mukaisen ajanjakson.

Avaaminen ja julkaiseminen

Aineiston avaaminen ja julkaiseminen kulkevat usein - mutta ei aina - käsi kädessä.

• Avaaminen tarkoittaa sitä, että aineisto on pysyvästi saatavilla joko kaikille avoimesti tai rajoitetun pääsyn takana lupaa vastaan data-arkistossa, kuten JYXissä tai Tietoarkistossa.
• Julkaiseminen tarkoittaa sitä, että aineisto on kaikkien saatavilla: sen voi esimerkiksi ladata JYXistä tai Tietoarkistosta.
• Aineisto voi kuitenkin olla myös osittain avoin tai avoin pelkkien metatietojen osalta.
  • On siis mahdollista, että JYXissä on tiedot jostain tutkimusaineistosta, vaikka itse aineistoa ei voida avata eikä sitä voi hyödyntää jatkokäyttöön.
  • Metatietojen julkaisu kertoo muille siitä, että joku on tutkinut kyseistä aihetta. Tällä on merkitystä esimerkiksi tutkijalle, joka haluaa tulla tunnetuksi tietyn aihealueen tutkijana.
  • Pelkkien kuvailutietojen julkaiseminen JYXissä ei ole tällä hetkellä mahdollista opiskelijoille.
• Avaamalla ja julkaisemalla aineistosi edistät avoimen tieteen tavoitteita ja toteutat tieteellisen tutkimuksen keskeisiä arvoja.
   

Onko sinulla oikeus avata ja julkaista aineisto?

• Onko aineistossasi henkilötietoja?
  • Jos pystyt anonymisoimaan aineiston, avaamista voidaan harkita.
• Oletko informoinut tutkittavia avaamisesta ja julkaisemisesta?
• Käytätkö jonkun toisen tuottamaa, jo olemassa olevaa aineistoa, ja mitä oikeuksia sinulla on sen käsittelyyn opinnäytteen valmistumisen jälkeen?
• Oletko tehnyt sopimuksen tutkijaryhmän tai yrityksen kanssa, että aineistoa ei saa julkaista?

Ethän sekoita opinnäytteen julkaisemista ja aineiston julkaisemista keskenään. Tässä kohtaa puhumme nimenomaan aineiston julkaisemisesta, ei siis opinnäytteen julkaisusta.

Tutkimusaineiston avaaminen ja julkaiseminen JYX:ssä

Opiskelijoiden aineistoja voidaan avata yliopiston julkaisuarkisto JYXissä. Avoimen tiedon keskus julkaisee JYXissä hyvin järjestettyjä ja hallittuja aineistoja, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

Pohdi ohjaajasi kanssa, onko aineistosi avaaminen uudelleenkäyttöä varten mahdollista ja järkevää:

1. Onko aineisto anonyymi?
2. Jos aineistosi on anonyymi, tee ohjaajasi kanssa arvonmääritys, jossa pohditte, onko aineistolla tutkimuksellista, historiallista tai kulttuurista uudelleenkäyttöarvoa, jolloin se voidaan julkaista JYXissä.

Arvonmäärityksen kriteerejä:

• Onko aineisto luonteeltaan sellaista, että sitä voidaan käyttää myös muuhun kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa?
• Oletko järjestänyt, dokumentoinut ja kuvaillut aineiston tarvittavalla tasolla, jotta joku toinenkin pystyy sitä tulkitsemaan ja käyttämään?

Aineistojen avaaminen tapahtuu yksinkertaisesti täyttämällä lomake. (Lomaketta päivitetään ja linkki on tällä hetkellä pois käytöstä)

• Lomakkeen perusteella kurssin tai opinnäytetyön ohjaajalta pyydetään puolto aineiston julkaisulle ja arvio sen laadusta. Ennen julkaisua aineistojen metatiedot käydään läpi Avoimen tiedon keskuksessa ja aineiston käytettävyys ja ymmärrettävyys arvioidaan.
• Aineistot jaotellaan ohjaajien arvion mukaan opinnäytetöihin soveltuviin aineistoihin ja tieteelliseen tutkimukseen soveltuviin aineistoihin.

Avoimen tiedon keskus auttaa tarvittaessa!

Aineiston säilyttäminen omaan jatkokäyttöön

Jos suunnitelmissasi on jatkokäyttää gradua varten keräämääsi - henkilötietoja sisältävää - aineistoa esimerkiksi artikkelia tai vaitöskirjaa varten, niin ensisijainen ratkaisu on anonymisoida aineisto gradun valmistuttua. 

• Tällöin säilytettäväksesi ei jää henkilötietoja sisältävää aineistoa! 

Jos anonymisointi on mahdotonta ja aiot säilyttää henkilötietoja sisältävää aineistoa jatkokäyttöä varten, niin sinun on otettava aineistonhallinnan suunnitteluvaiheessa huomioon tutkittavien informointiin, aineiston oikeuksista sopimiseen ja tietoturvalliseen tallentamiseen liittyviä kysymyksiä.

Tutkittavien informointi

Olennaista on, että tutkimuksen informointivaiheessa tutkittaville kerrotaan tietosuojailmoituksessa ja suostumuslomakkeessa aineiston käyttötarkoituksista sekä elinkaaresta. Jos tutkittaville on kerrottu, että aineistoa käytetään graduun ja että se hävitetään välittömästi gradun valmistumisen jälkeen, aineistoa ei voi käyttää uudelleen esimerkiksi väitöskirja-artikkeliin.

• Jos aineistoa ei hävitetä välittömästi, tutkittavien on oltava tästä alusta saakka tietoisia.
• Jos aineiston käyttötarkoitusta muutetaan informointivaiheen jälkeen, on tutkittavia informoitava uudestaan.
• Keskustele ohjaajasi kanssa, että määritetäänkö gradusi tieteelliseksi tutkimukseksi ja voidaanko henkilötietojen käsittelyperusteeksi katsoa yleinen etu.
  • Tällöin riittää, että informoit tutkittavia aineiston jatkokäytöstä graduaineistoa kerätessäsi ja varmistat tutkittavien suostumuksen aineiston eri käyttötarkoituksiin (esim. gradu, artikkeli).
  • Graduvaiheessa varmistettu osallistumissuostumus on voimassa myös jatkokäytön ajan, ellei tutkittava sitä peruuta.
• Jos taas graduaineiston henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus (eli gradua ei voida katsoa tieteelliseksi tutkimukseksi), mutta aiot käyttää aineistoa väitöskirja-artikkeliin (joka voidaan katsoa tieteelliseksi tutkimukseksi): valitse käsittelyperusteeksi sekä suostumus (gradun tekeminen), että yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus (väitöskirja-artikkeli).
• Jos kyseessä on seurantatutkimus, niin valitset graduvaiheessa tiedotepohjasta vaihtoehdon: "Tämä on seurantatutkimus. Sinuun otetaan myöhemmin yhteyttä, jos et peruuta osallistumissuostumustasi tutkimukseen."
  • Tällöin pyydä suostumuslomakkeella suostumus olla yhteydessä seurantatutkimuksen osalta.
  • Graduvaiheessa kerrot tietosuojailmoituksessa, että aineistoa säilytetään määräaikaan saakka mahdollista seurantatutkimusta varten ja mitä henkilötietoja säilytettävä aineisto sisältää.
  • Aineisto tuhotaan, jos seurantatutkimusta ei aloiteta annettuun ajankohtaan mennessä.
  • Myöhemmin, kun otat sovitusti yhteyttä samoihin tutkittaviin uudelleen, anna heille jatkotutkimusta koskevat tarkemmat tiedot (tiedote ja tietosuojailmoitus), joista ilmenee mitä aineistolle tapahtuu seurannan päättyä.
  • Huomaa, että seurantayhteydenotto voi edellyttää esimerkiksi tutkittavien sähköpostiosoitteiden säilyttämistä!

Oikeuksista sopiminen

• Jos teet gradua ja keräät aineiston parin kanssa, organisaation kanssa yhteistyössä, tai osana tutkimusryhmää, tee sopimus aineiston käyttöoikeuksista, mukaan lukien aineiston jatkokäyttö.
  • Lue lisää oppimateriaalin osiosta: Aineistoon liittyvä oikeudet.

Aineiston säilyttäminen:

Tutkimusaineiston tietoturvallisesta säilyttämisestä ei voi joustaa gradun valmistumisen jälkeen. Ellei aineistoa anonymisoida ja/tai arkistoida / avata / julkaista, niin turvallisten ja asianmukaisten säilytysratkaisujen järjestäminen on aineiston keränneen ja rekisterinpitäjänä toimivan opiskelijan vastuulla. 

• Selvitä, voitko hyödyntää Jyväskylän yliopiston tarjoamia ratkaisuja myös siirtymävaiheessa perustutkinto-opiskelijasta väitöskirjatutkijaksi. Voitko järjestää siirtymän niin, että yliopiston tunnuksesi ja käyttöoikeutesi säilyvät koko siirtymän ajan ilman katkoksia?
• Jos tiedossa on katkos käyttöoikeuksiin, niin ota selvää, voisiko ratkaisu olla hakea Jyväskylän yliopiston Alumniopinto-oikeutta.
• Jos käyttöoikeuksien katkosta ei ole mahdollista estää, niin sinun on poistettava kaikki henkilötietoaineistot yliopiston verkkolevyiltä ja ympäristöistä (esim. Webropol) ennen käyttöoikeuksien päättymistä!