Jyväskylän yliopiston sähköpostilistat -tietosuojailmoitus
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
- mitä tietoja keräämme sinusta ja miksi,
- missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
- keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Jyväskylän yliopisto käsittelee toiminnassaan sidosryhmien, yhteistyökumppaneiden, opiskelijoiden ja työntekijöiden yhteystietoja. Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme ylläpitää ja hallinnoida sähköpostilistoja, jotka tukevat Jyväskylän yliopiston toimintaa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään tietoturvan ja palvelun asianmukaisen toiminnan varmistamiseksi.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, ja sähköpostiosoite ja tieto työnantajasta, jos sähköpostiosoite sen paljastaa. Lisäksi voidaan käsitellä itse viesteissä ja niiden liitetiedostoissa olevia mahdollisia yhteys tai muita henkilötietoja.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin sähköpostilista on aktiivinen ja liittyy yliopiston toimintaan. Yliopisto varmistaa kerran vuodessa listan ylläpitäjältä listan aktiivisuuden. Jos lista ei ole aktiivinen tai ylläpitäjä ei vastaa tiedot poistetaan 90 päivän kuluttua listan lakkauttamisesta, tällöin poistuvat sekä yhteystiedot että viestit. Sinun on mahdollista poistua listalta (opt-out).
Sähköpostilistoja ei saa käyttää suoramarkkinointiin, ilman rekisteröidyltä pyydettyä etukäteistä suostumusta (opt-in), eikä listalla saa käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Yliopistossa henkilötietojasi käsittelevät ne työntekijät, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu.
Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.
Sähköpostilistat luodaan Microsoftin (käsittelijä) O365 palveluun.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan yksikköön. Alta löydät kunkin vastuuyksikön yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon:
