Jyväskylän yliopiston sähköpostilistat -Tietosuojailmoitus
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
- mitä tietoja keräämme sinusta ja miksi,
- missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
- keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme ylläpitää ja hallinnoida sähköpostilistoja, jotka tukevat Jyväskylän yliopiston toimintaa. Tämä sisältää opiskelijoiden, henkilökunnan ja muiden Jyväskylän yliopiston toimintaan liittyvien sidosryhmien viestintää. Lisäksi henkilötietoja käsitellään tietoturvan ja palvelun asianmukaisen toiminnan varmistamiseksi.
Sähköpostilistoja ei saa käyttää sähköiseen suoramarkkinointiin, ellei listan omistaja erikseen hanki rekisteröidyn tietoista, vapaaehtoista ja yksiselitteistä suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen dokumentointi on listan omistajan vastuulla.
Jyväskylän yliopisto voi toimia poikkeuksellisesti henkilötietojen käsittelijänä, jos se ylläpitää sähköpostilistaa, jonkun toisen rekisterinpitäjän lukuun. Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta ja rekisteröityjen informoinnista.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite ja tieto työnantajasta, jos sähköpostiosoite sen paljastaa. Lisäksi voidaan käsitellä itse viesteissä ja niiden liitetiedostoissa olevia mahdollisia yhteys- tai muita henkilötietoja.
Palvelun toiminnan varmistamiseksi Microsoft kerää M365 Groups -sähköpostilistoista teknistä diagnostiikkatietoa, kuten käytettyjä ominaisuuksia, virhetilanteita ja laiteympäristön tietoja. Tiedonkeruu perustuu Microsoftin tietosuojakäytäntöihin, eikä se sisällä sisältödataa kuten viestejä tai tiedostoja. Organisaatio voi hallita tietojen keruun laajuutta asetuksilla. Lisätietoja:
https://www.microsoft.com/fi-fi/privacy/data-collection-office. Jyväskylän yliopisto ei salli valinnaisten tietojen keräämistä oletuksena. Vain sellaiset pakolliset tiedot välitetään Microsoftille, jotka ovat tarpeellisia M365-palvelun toimimiseen. Häiriötilannetta tutkittaessa Jyväskylän yliopisto voi antaa Microsoftille pääsyn muihin tietoihin rajoitetusti ja rajoitetuksi ajaksi.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin sähköpostilista on aktiivinen ja liittyy yliopiston toimintaan. Sähköpostilistan aktiivisuus selvitetään kysymällä sitä kerran vuodessa syksyllä listan omistajalta. Jos listan omistaja ei vastaa aktiivisuuskyselyyn, lista arkistoidaan. 90 päivän kuluttua arkistoinnista lista poistetaan, jolloin listan viestit poistuvat Microsoftin palvelusta. Sinun on mahdollista poistua listalta (opt-out).
Mikäli listan viimeinen omistaja poistuu ryhmästä, eikä uutta omistajaa pystytä nimeämään, M365 Groups -sähköpostilista tullaan poistamaan ilman erillistä ilmoitusta.
Sähköpostilistoja ei saa käyttää suoramarkkinointiin, ilman rekisteröidyltä pyydettyä etukäteistä suostumusta (opt-in), eikä listalla saa käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä.
Mitä henkilötietoja listalla ei saa käsitellä?
Erityiset henkilötietoryhmät.
Erityisillä henkilötietoryhmillä tarkoitetaan henkilötietoja, jotka paljastavat esimerkiksi:
- rodullista tai etnistä alkuperää
- poliittisia mielipiteitä
- uskonnollista tai filosofista vakaumusta
- ammattiliiton jäsenyyttä
- geneettisiä tietoja
- biometrisia tietoja yksilön tunnistamiseksi
- terveyttä koskevia tietoja
- seksuaalista suuntautumista tai seksuaalista käyttäytymistä koskevia tietoja
Näiden tietojen käsittely on kielletty M365 Groups -sähköpostilistoilla. Sähköpostilistoja ei saa käyttää tällaisten tietojen lähettämiseen, tallentamiseen tai käsittelyyn. Jos olet epävarma, kuuluuko jokin tieto erityisiin henkilötietoryhmiin, ota yhteyttä tietosuojavastaavaan ennen viestin lähettämistä.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot: www.tietosuoja.fi
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Yliopistossa henkilötietojasi käsittelevät ne työntekijät, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu.
Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.
Sähköpostilistat luodaan Microsoftin (käsittelijä) O365 palveluun. Microsoft ltd. on henkilötiedon käsittelijän roolissa.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan yksikköön. Alta löydät kunkin vastuuyksikön yhteystiedot.
Digipalveluiden yhteystiedot:
Lähde-rakennus, (Seminaarinkatu 15, 40100 Jyväskylä)
Aukioloajat: ma–pe klo 10–14
Puhelin: 029 441 8030 (ma–pe klo 9–15)
Sähköposti: palvelupiste@jyu.fi
Verkko-osoite: https://help.jyu.fi/
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon:
