Jyväskylän yliopiston sidosryhmät -tietosuojailmoitus
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
- mitä tietoja keräämme sinusta ja miksi,
- missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
- keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Jyväskylän yliopisto käsittelee toiminnassaan sidosryhmien, kuten alumnien eli yliopistosta valmistuneiden, yhteistyökumppaneiden ja yliopiston ystävien yhteystietoja. Yliopiston ystävillä tarkoitetaan entisiä työntekijöitä, lahjoittajia sekä opintoja suorittaneita.
Henkilötietoja käytetään yliopiston toimintaa koskevaan viestintään, kutsujen lähettämiseen yliopiston tapahtumiin, varainhankintakampanjoihin, suhdetoimintaan ja muuhun yliopiston viestintään ja markkinointiin. Lisäksi henkilön annettua suostumuksen hänen tietojaan käytetään EIR (Entrepreneur in Residence) -yhteistyöhön tavoitteena kartoittaa henkilön osallistumishalukkuutta tutkimusyhteistyöhön. EIR-yhteistyössä rekisteriin kirjataan henkilön asiantuntemus ja tavoitteet EIR-yhteistyölle.
Jyväskylän yliopistolla on ”Työnantajayhteistyön toimeksiantorekisteri”. Toimeksiantorekisteriin sinusta tai yrityksestäsi/organisaatiosta kerättyjä tietoja käytetään osana yliopiston toteuttamaa työnantajayhteistyötä, johon kuuluu; työ-, harjoittelupaikkojen sekä gradutoimeksiantojen tarjoaminen opiskelijoille, työnantajaesittelyt (joista sovitaan erikseen), rekrytointi- ja kohtaamistapahtumat, tutkimus- ja kehittämisyhteistyö, sekä näiden markkinoimiseen. Tutkimusyhteistyö voi olla esim. erilaiset toimeksiannot Jyväskylän yliopiston työelämäpalveluiden Tiimi&Työnantaja tai Team&Client –kursseilla (lisätietoja kurssista suomeksi ja englanniksi).
Jyväskylän yliopisto käyttää henkilöstä tai yrityksestä/organisaatiosta keräämiään tietoja selvittääkseen erilaisia tarpeita sidosryhmäyhteistyölle; asiantuntija-, hanke-, tutkimus- ja kehittämisyhteistyö. Yliopisto myös tarvittaessa tallentaa sekä henkilön että yrityksen/organisaation kanssa tehtyä yhteistyötä (tapaamiset, kirjeenvaihto, osallistuminen tilaisuuksiin, uutiskirjejäsenyydet) siltä osin kuin se on tarpeen sidosryhmäsuhteen ylläpitämiseksi. Järjestelmään tallennetaan myös henkilön antamat markkinointikiellot.
Yliopisto voi tehdä sidosryhmille kyselyitä liittyen toimintaansa mm. yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen, koulutukseen tai sen arviointiin sekä muuhun yhteistyöhön. Tarkempi kyselyn käyttötarkoitus ilmeen kyselyn saatteesta.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat aina 2 vuodesta pysyvään säilytykseen. Tarkempaa tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme niitä, löydät alla olevista osioista.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Oikeus perua suostumus tietojen luovuttamiseen
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Alumnien henkilötietoja hallinnoi Jyväskylän yliopiston yliopistopalveluiden alumnikoordinaattori sekä tiedekuntien alumniyhdyshenkilöt. Muiden sidosryhmien tietoja hallinnoi yliopistopalveluiden sekä tiedekuntien sidosryhmäyhteistyöstä vastaavat henkilöt. Henkilötietoihin on pääsy Jyväskylän yliopiston digi- ja viestintäpalveluiden toimijoilla, jotka vastaavat käytettävän tietojärjestelmän ylläpidosta, tuesta ja kehittämisestä.
Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan yksikköön. Alta löydät kunkin vastuuyksikön yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon:
