Tietovarasto tietosuojailmoitus
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
-
mitä tietoja keräämme sinusta ja miksi,
-
missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
-
keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Tietovarasto on Jyväskylän yliopiston yksiköilleen tarjoama raportointipalvelu, josta yksiköt saavat itseään ja koko yliopistoa koskevaa tietoa toimintansa kehittämiseksi ja tueksi. Tietovarastoa käytetään myös viranomaisraportoinnissa.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Tietovarastoon itseensä ei tallenneta tietoja eikä siellä ole syöttölomakkeita. Tietovarasto saa tietonsa muista järjestelmistä eli lähdejärjestelmistä. Jos tietovaraston tiedoissa on virhe, se korjataan lähdejärjestelmään, josta se päivittyy tietovarastoon.
Tietovaraston tietosisältö määräytyy lähdejärjestelmien perusteella. Tietovaraston lähdejärjestelmiä ovat opintotietojärjestelmä Sisu, opiskelijaliikkuvuuden järjestelmä MobilityOnline, ohjausasiakirjapalvelu, taloustietojärjestelmä SAP, henkilöstötietojärjestelmä Mepco, tutkimustietojärjestelmä Converis ja IDM sekä Opintopolku.
Käsiteltävät tiedot ovat opinto-, tutkimus-, talous- ja henkilöstöhallinnon tietoja.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi.
- Oikeus saada virheelliset tietosi oikaistua.
- Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi), tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, kenelle tietojasi on luovutettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, esim. suoramarkkinoinnin osalta.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, silloin kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseesi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kirjaamon sivuilta löytyvällä lomakkeella tai lähettämällä pyynnön vapaamuotoisesti. Muistathan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Henkilötietojasi käsittelevät Jyväskylän yliopiston opinto- ja taloushallinnon työntekijät sekä joissain tapauksissa tiedekuntien ja erillislaitosten työntekijät. Tietovaraston kehittämisestä ja ylläpidosta vastaavat henkilöt pääsevät henkilötietoihisi. Henkilötietojen käsittely perustuu aina työtehtävään ja rooliin.
Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.
Kenelle siirrämme henkilötietojasi?
Yliopiston sisällä pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu käyttöoikeuksin, joita myönnetään vain yksikön johtajan vahvistamiin työtehtäviin perustuviin tarpeisiin.
Yliopiston ulkopuolelle tietoja siirretään lakiperustaisesti Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle sekä korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon.
Löydät alta lisätietoa henkilötietojesi siirrosta yliopiston ulkopuolelle.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan vastuuyksikköön eli toiminnanohjaus -yksikköön. Alta löydät vastuuyksikön yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, kuten peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi luovuttamiseen tietyille tahoille, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon:
