Yhteyden rytmi -tutkimuksen tietosuojailmoitus

Olet osallistumassa tieteelliseen tutkimukseen. Tässä tietosuojailmoituksessa sinulle kerrotaan henkilötietojesi osana tutkimusta. Sinulla on lain mukaan oikeus saada nämä tiedot.

1. Rekisterinpitäjä tutkimuksessa ”Yhteyden rytmi: Yksilölliset piirteet, ihmissuhde ja tilanne muovaamassa ihmisten välistä synkroniaa (IRSync)”

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta tutkimuksessa.

Tämän tutkimuksen rekisterinpitäjä on: Jyväskylän yliopisto, Seminaarinkatu 15, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto. Y-tunnus 0245894-7. Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaava: tietosuoja@jyu.fi, 040 805 3297.

Tutkimuksen vastuullinen johtaja

Nimi: Anu Tourunen

Puhelinnumero:  0504765257

Sähköposti: anu.j.tourunen@jyu.fi

Työosoite: Psykologian laitos, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto (JYU)

Henkilötietoja tutkimuksessa käsittelevät varsinaisen tutkimusryhmän jäsenet ja viralliset yhteistyökumppanit, väitöskirjatutkijat, ja psykologian opiskelijat osana opinnäyte- tai projektitöitään. JYU-affilioituneet henkilöt, joilla ei ole työsuhdetta, tekevät kirjallisen sitoumuksen ennen henkilötietojen käsittelyä. JYU-affiliaatio voi perustua tutkinto-opiskeluoikeuteen JYU:ssa tai sopimukseen (kuten apurahatutkijan sopimus, emeritus/emeritasopimus).

2. Henkilötietojen käsittelijä

Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja sen antamien ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijän kanssa on laadittava tietojenkäsittelysopimus. Tässä tutkimuksessa henkilötietojen käsittelijöitä ovat: 

• Microsoft
• REDCap -kyselyohjelmisto
• CsC –Tieteen tietotekniikan keskus Oy

Kansainvälisten synkroniatutkimuksen yhteistyöverkostojen tutkijat voivat tarvittaessa osallistua henkilötietoja sisältävän tutkimusaineiston analysointiin, mikäli analyysi edellyttää erityistä menetelmällistä asiantuntemusta. Kansainvälisille yhteistyökumppaneille ei siirretä aineistoa pysyvästi, ja mahdollinen käsittely tapahtuu solmittujen henkilötietojen käsittelysopimusten mukaisesti.

Tutkimuksen toteutuksen aikana rekisterinpitäjä voi käyttää myös muita henkilötietojen käsittelijöitä, joita ei pystytä nimeämään etukäteen. Käsittelijöiden kanssa tehdään aina tarvittavat sopimukset ja niiden soveltuvuus henkilötietojen tietoturvalliseen käsittelyyn arvioidaan ennen sopimuksen tekoa. Rekisteröityä informoidaan käsittelijän käyttämisestä erikseen, jos muutos on merkittävä rekisteröidyn näkökulmasta.

Tutkimustiedon oikeellisuuden varmistamiseksi rekisterinpitäjä voi antaa tietoja käsiteltäväksi (ensisijaisesti ilman suoria tunnistetietoja) ns. tutkimuksen monitoroijalle tai verifioijalle määräajalle, mikäli tämä on välttämätöntä. Nämä toimivat tutkimushenkilöstön valvonnassa ja heidän kanssaan tehdään tietojenkäsittelysopimukset.

3. Henkilötietojen muu luovuttaminen tutkimuksen aikana 

Henkilötietojasi käsitellään luottamuksellisesti eikä niitä luovuteta sivullisille.

Jos tutkittavalle maksetaan palkkio tai kulukorvaus, suorituksen maksaja luovuttaa laissa säädetyt tiedot, salassapitosäännösten ja muiden tiedonsaantia koskevien rajoitusten estämättä Tulorekisteriyksikölle tulorekisteriin (laki tulotietojärjestelmästä 53/2018). 

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa tutkimuksen kuluessa, alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa yhteensopivaan tarkoitukseen tutkimusryhmän jäsenille ja yhteistyökumppaneille, kun käsittely perustuu yleiseen etuun. Tällöin huolehditaan riittävistä teknisistä ja organisatorisista suojatoimista. Saat halutessasi tutkimuksen vastuulliselta johtajalta tarkat tiedot siitä, minne tietojasi on luovutettu.

4. Tutkimuksessa IRSync käsiteltävät henkilötiedot 

Henkilötietojasi käsitellään tiedotteessa kuvattua tutkimustarkoitusta varten. 

Tutkimuksessa käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kyselyvastaukset, äänitallenne, video, ja fysiologista aineistoa (ihon sähkönjohtavuus, sydämen syke ja hengitys). Tietojen kerääminen perustuu tutkimussuunnitelmaan.

Sinulle maksetaan tutkimukseen osallistumisesta palkkio. Verotusta varten tarvitaan nimi, henkilötunnus, kansalaisuus ja osoite. Suorituksen maksaja ilmoittaa palkkion tulorekisteriin. Kun Jyväskylän yliopisto maksaa palkkion tai kulukorvauksen, yliopisto säilyttää henkilötietojasi 10 vuotta.

Tutkimuksessa käsitellään seuraavia erityisiä henkilötietoryhmiä:

​​☒​Rotu tai etninen alkuperä 

​​☒​Terveys

​​☒ ​Seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen

Tutkittavalle on annettu tietosuojailmoitukseen suora linkki sähköisellä kyselylomakkeella.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste tieteellisessä tutkimuksessa 

​​☒​Yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus (tietosuoja-asetuksen artikla 6.1.e, erityiset henkilötietoryhmät 9.2.j) 

6. Henkilötietojen siirto EU/ETA ulkopuolelle 

 Tutkimuksessa henkilötietojasi ei pääasiassa siirretä EU/ETA -alueen ulkopuolelle. Projektin yksi yhteistyökumppani on Uudessa Seelannissa, jota koskee ns. tietosuojan riittävyyspäätös eli henkilötietoja voi siirtää sinne ilman erillistä erityistoimenpidettä (2013/65/EU). Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin tapahtua myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, mikäli tutkimusaineiston analysointi edellyttää kansainvälisten synkroniatutkimuksen yhteistyöverkostojen tutkijoiden menetelmällistä asiantuntemusta. Siirto EU/ETA-maiden ulkopuolelle on mahdollista vain, jos tietyt suojatoimia koskevat edellytykset täyttyvät. Siirron perusteena on: Maalla, johon tietoja siirretään, on komission päätös tietosuojan tason riittävyydestä (tietosuoja-asetus 45 artikla) Ks. ajantasainen lista: Data protection adequacy for non-EU countries.

7. Henkilötietojen suojaaminen 

Henkilötietojen käsittely tässä tutkimuksessa perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan ja tutkimuksella on vastuuhenkilö. Tutkimuksen rekisteriin tallennetaan vain tutkimuksen tarkoituksen kannalta välttämättömiä tietoja.

Tunnistettavuuden poistaminen:

Tutkimuksessa kerättävät aineistot muodostavat useita erillisiä aineistokokonaisuuksia, joita käsitellään tietosuojan näkökulmasta toisistaan erillisinä.

Raakavideo- ja ääniaineistoja ei voida anonymisoida EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamalla tavalla, koska tutkittavat ovat niistä tunnistettavissa. Näitä aineistoja käsitellään aina henkilötietoina. Aineistot pseudonymisoidaan poistamalla niistä suorat tunnistetiedot ja korvaamalla ne tutkimuskoodeilla.

Suorat tunnistetiedot erotetaan muusta tutkimusaineistosta aineiston perustamisvaiheessa. Kyselyaineistot, fysiologinen mittausaineisto sekä niistä johdetut analyysimuuttujat käsitellään pseudonymisoituina siten, että yksittäisten tutkittavien tunnistaminen on mahdollista ainoastaan erillisen koodiavain­tiedoston avulla. Tämä mahdollistaa aineiston täydentämisen tutkimuksen aikana ilman, että suorat tunnistetiedot sisältyvät analysoitavaan tutkimusaineistoon.

Tutkimuksessa käsiteltävät henkilötiedot suojataan:

 ​☐​käyttäjätunnuksella   ​☐​salasanalla   ​☐​käytön rekisteröinnillä    ​☒​kulunvalvonnalla (fyysinen tila) 

 ​☒​muulla tavoin, miten:

Kaikki tutkimuksen aineisto säilytetään ensisijaisesti yliopiston omissa tietoturvallisissa internetpalveluissa. Mikäli tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi videot ja ääni tallentuvat ensin ulkoisille kovalevyille ennen siirtoa), aineistoa säilytetään tietoturvallisesti kulunvalvotussa tilassa. Tutkimuksella on oma lukittu kaappi kulunvalvotussa arkistohuoneessa, johon on pääsy vain tästä aineistosta tutkimusta tekevillä henkilöillä.

Tutkimuksesta on tehty erillinen tietosuojan vaikutustenarvio.

​​☐​  Kyllä ​☒​ Ei, koska tämän tutkimuksen tekijä on tarkastanut, ettei vaikutustenarviointi ole pakollinen.

Tutkijat ovat suorittaneet tietosuoja ja tietoturvakoulutukset

​​☒​Kyllä

Sopimukset tutkimusavustajien ja/tai henkilötietojen käsittelijöiden/yhteisrekisterinpitäjien kanssa 

​​☒​ Kyllä

8. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Tutkimusaineisto arkistoidaan tunnistetiedoin eli sisältäen henkilötietoja (video- ja äänimateriaali) arviolta syyskuusta 2029 alkaen. 

Tutkimusryhmän omassa käytössä oleva aineisto tuhotaan arviolta 31.8.2034 mennessä.

Lisätietoa arkistoinnista: Kun tutkimusaineisto tarjotaan arkistoitavaksi, sille tehdään arvonmääritys, joka määrittää, toteutuuko pysyvä arkistointi. JYU:n arkisto voi luovuttaa aineistoa muihin tutkimuksiin. Mikäli aineistoa ei arkistoida, aineisto tuhotaan määriteltynä ajankohtana tai sille haetaan tarvittaessa Ihmistieteiden eettisestä toimikunnasta jatkosäilytyspyyntö, mikäli aineistosta tehdään edelleen tutkimusta.

Tunnistettavaa materiaalia voidaan käyttää rajatusti tieteellisissä yhteyksissä (esitykset ja opetus) vain mikäli olet suostunut tähän suostumuslomakkeessa.

Oikeudellinen peruste tutkimusaineistoon sisältyvien henkilötietojen arkistointiin tutkimuksen päätyttyä

​​☒​Tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi yleisen edun perustella (tutkimusaineisto arkistoidaan tutkimuksen päätyttyä ja arkistoitava aineisto sisältää henkilötietoja), arkistoitavalle aineistoille tehdään arvonmääritys (tietosuoja-asetuksen artikla 6.1 e, erityiset henkilötietoryhmät 9.2.j). 

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla) 

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla) 

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla) 

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä. 

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla) 

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista tietyissä tapauksissa. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla) 

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa kuten, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden. 

Oikeuksista poikkeaminen 

Tässä kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Oikeuksista voidaan poiketa myös jos rekisteröityä ei pystytä tai ei enää pystytä tunnistamaan.

Arkistointi

Jos henkilötietoja käsitellään yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa rekisteröidyllä ei pääsääntöisesti ole edellä kerrottuja oikeuksia tai tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaista vastustamisoikeutta. Arkistoitujen aineistojen autenttisuus, luotettavuus ja tutkimuksellinen arvo vaarantuvat, jos aineistoihin sisältyviä henkilötietoja ryhdyttäisiin muuttamaan. Poikkeaminen oikeuksista perustuu tietosuojalain 32 §:ään ja tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohtaan.

Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko 

Tutkimuksessa henkilötietojasi ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon. Tutkimuksessa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ei ole henkilökohtaisten ominaisuuksiesi arviointi, ts. profilointi vaan henkilötietojasi ja ominaisuuksia arvioidaan laajemman tieteellisen tutkimuksen näkökulmasta. 

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen 

Jos sinulla on kysyttävää rekisteröidyn oikeuksista, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan. Kaikki oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt toimitetaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon. Kirjaamo ja arkisto, PL 35 (C), 40014 Jyväskylän yliopisto, puh. 040 805 3472, e-mail: kirjaamo(at)jyu.fi. Käyntiosoite: Seminaarinkatu 15 C-rakennus (Yliopiston päärakennus, 1. krs), huone C 140.

Tietoturvaloukkauksesta tai sen epäilystä ilmoittaminen Jyväskylän yliopistolle 

Sinulla on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkasi sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ajantasaiset yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/etusivu