Mitä aineistonhallinta on?

Laki säätelee erityisesti henkilötietojen käsittelyä tutkimusta tehtäessä. Tutkittavien informointi lain ja hyvän tieteellisen käytännön vaatimalla tavalla edellyttää huolellista tutkimuksen, aineiston käsittelyn ja sen elinkaaren suunnittelua. Kysymykset henkilötietojen käsittelyn minimoinnista, turvallisesta säilyttämisestä, anonymisoinnista sekä mahdollisesta avaamisesta tai arkistoinnista vaativat erityistä huomiota.

Lisäksi tutkimusaineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja käyttöön voi liittyä juridisia kysymyksiä. Keskeinen osa hyvää aineistonhallintaa on tuntea myös nämä ja huolehtia oikeuksiensiirroilla oikeudet kuntoon - mieluiten organisaatioiden hallintaan.

Kaikki merkittävät tutkimusrahoittajat lähtevät rahoitusehdoissaan siitä, että nykyaikainen hyvä tieteellinen käytäntö edellyttää hyvää aineistonhallintaa. Myös Jyväskylän yliopiston tutkimusdatapolitiikka lähtee hyvän aineistonhallinnan olevan jokaisen tutkimuksen ytimessä. 

Rahoittajista Suomen Akatemia ja EU lähtevät myös periaatteesta, että tutkimusdatan tulisi olla mahdollisimman avointa. "Niin avointa kuin mahdollista, niin suljettua kuin tarpeen" -periaate on omaksuttu myös Jyväskylän yliopiston datapolitiikassa. Ilman erityistä syytä tutkimusaineistot tulee avata. Jotta aineistot on mahdollista avata ja jotta ne olisivat avattuna myös muille ymmärrettävissä, tarvitaan jälleen hyvää aineistonhallintaa ja sen suunnittelua jo tutkimuksen alkuvaiheissa. Kunkin aineiston kohdalla on löydettävissä sille tarkoituksenmukaisin avoimuuden asti metatietojen avaamisesta aina tiedostotason avoimeen saatavuuteen verkossa.

Rahoittajille laaditaan usein aineistonhallintasuunnitelma, jossa osoitetaan sekä sitoutuminen rahoittajan vaatimuksiin että kyky täyttää nämä vaatimukset. Aineistonhallintasuunnitelma on myös pakollinen liite haettaessa eettistä ennakkoarviointia.

Rahoittajien ja yliopistojen aineistonhallintaan kohdistavat vaatimukset seuraavat niin kutsuttuja FAIR-periaatteita, joiden mukaan aineistojen tulee olla löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivia ja uudelleenkäytettäviä.

Suomen akatemian linjaus tutkimusaineistojen hallinnoinnista ja avoimuudesta

Jyväskylän yliopiston datapolitiikka

Euroopan komission tutkimushankkeiden datalinjaus

Myös itse tutkimuksen toteuttaminen vaatii ymmärrettäviä, hyvin järjestettyjä ja saatavilla olevia aineistoja. Lisäksi aineistoa pitää pystyä säilyttämään ja jakamaan turvallisesti. Kaikki nämä mahdollistuvat hyvällä aineistonhallinnalla ja sen suunnittelulla.

Hyvä aineistonhallinta mahdollistaa myös tutkimusaineistojen avaamisen, kun rahoittaja tai julkaisija sitä vaativat. Hyvät aineistot tekijälleen tieteellinen ja ammatillinen meriitti.