Aineistoinventaari ja tutkimushankkeen työpaketit
Laajoissa tutkimushankkeissa, joissa on mukana paljon jäseniä, yhteistyökumppaneita ja työpaketteja, mittavan aineistokokonaisuuden elinkaaren hallinnointia tukee inventaaridokumentaatio. Sitä voi ylläpitää esimerkiksi Excelissä.
Aineiston käsittelyn vaiheet, toimijat ja muut aineiston sisältöä ja käsittelyä koskevat konteksti- ja rakennetiedot on ratkaisevan tärkeää kirjata ylös tasa-aikaisesti. Keskeisiä tietoja ovat se, mitä aineistoa on tuotettu, kuka on tuottanut sen, kuka sitä hallinnoi, mitä se sisältää ja miten, kenen toimesta, miksi, miten ja milloin sitä on muokattu. Periaatteena on, että tiedot dokumentoidaan kunkin yksittäisen relevantin aineistoyksikön, esimerkiksi valokuvakokoelman tai seurantakyselyn 1. ja 2. osion osalta niin, että ko. aineistosta syntyy selkeä sisällöllinen, hallinnollinen ja saatavuutta kuvaava kuvailu. Aineistosta ja tutkimusasetelmasta riippuen kuvattavia, työpakettikohtaisia sisältöelementtejä voivat olla mm. nämä:
- Aineistoyksikkö
- Aineistotyyppi
- Sisältääkö henkilötietoja? Sisältääkö erityisiä henkilötietoryhmiä?
- Mahdollinen muu arkaluonteisuus/salassapidettävyys
- Tutkimukseen osallistuvat ryhmät
- Otanta
- Aineiston sijainti tutkimuksen aikana (tallennuspalvelu ja polkuosoite)
- Vastaava tutkija
- Henkilötietorekisterin rekisterinpitäjä
- Aineiston käsittelijät tutkimushankkeessa
- Mahdolliset hankkeen ulkopuoliset käsitteljät
- Analyysimenetelmä
- Keruuinstrumentti (esim. puolistrukturoitu kysely)
- Keruun alkuajankohta
- Keruun päättymisajankohta
- Voidaanko anonymisoida? Perustelu, jos ei
- Anonymisoinnin ajankohta
- Julkaistavan/arkistoitavan aineiston julkaisualusta/arkisto
- Jos aineistoa ei avata, peruste
- Avaamisen (julkaiseminen, arkistointi) ajankohta
