Miksi luovuttaisin tutkimusaineistoni tutkimusaineistoarkistoon?
Tutkimusaineiston arkistointi antaa mahdollisuuden vastata rahoittajien ja yliopiston datapolitiikan velvoitteisiin aineiston avoimuudesta - myös silloin, kun avoin julkaiseminen ei ole mahdollista. Myös henkilötietoja sisältävien aineistojen arkistointi onnistuu, mikä mahdollistaa näiden käytön muihin tutkimustarkoituksiin ja aineistojen yhdistelemisen henkilötietojen perusteella. Muussa tapauksessa henkilötietoja sisältävät aineistot on tuhottava tai henkilötiedot poistettava alkuperäisen tutkimustarkoituksen päättyessä. Samalla vastuu aineiston tietosuojasta siirtyy tutkimusaineistoarkistolle.
Aineiston arkistointi mahdollistaa myös aineiston pysyvän säilyttämisen. Erilaisten aineistojen julkaisupalveluiden palvelulupaukset vaihtelevat muutamista vuosista pariin kymmeneen vuoteen. Arkistointi on puolestaan pysyvää ja se toteutetaan CSC:n pitkäaikaissäilytys-palvelulla, joka huolehtii digitaalisten aineistojen säilymisestä käyttökelpoisina vuosisatojen aikajänteellä.
Lisäksi arkistoidun aineiston käyttö uusiin tutkimuksiin meritoi aina aineiston alkuperäisiä tekijöitä.
Arkiston hoitaessa aineiston säilyttämisen ovat säilyttämisen vaiva ja kustannukset poissa tutkijan tai tämän laitoksen harteilta.
Aineiston arkistointi kertoo tutkimuksesi merkittävyydestä. Kansallisarkiston yliopistolle antaman seuluntapäätöksen mukaan kaikkien merkittävien tutkimusten tutkimusaineistot säilytetään pysyvästi. Toisin sanoen tämä tarkoittaa myös velvollisuutta saattaa tutkimusaineistot arkistoon.
Millaisia aineistoja voidaan arkistoida tutkimusaineistoarkistoon?
Periaatteessa tutkimusaineistoarkistoon voidaan luovuttaa mitä hyvänsä digitaalisia tutkimusaineistoja, jotka arvonmäärityksessä todetaan merkittäviksi. Käytännössä tutkimusaineistoarkiston ensi vaiheessa keskitytään henkilötietoja sisältäviin aineistoihin, jotka ovat myöhemmin vaarassa kadota. Myöhemmin on tarkoitus ulottaa arkistointi kaikkiin merkittäviin tutkimusaineistoihin.
Aineiston laatu, muoto ja sisältö vaikuttavat kaikki arkistoinnin mahdollisuuksiin. Näitä tarkastellaan arvonmäärityksessä.
Mitä tarkoitetaan tutkimusaineiston arvonmäärityksellä
Arvonmäärityksessä tulee suorittaa Kansallisarkiston arvonmääritysohjeiden mukaan 1) tehtäväanalyysi, 2) informaatioarvon analyysi, 3) tietomuodon analyysi ja 4) kustannustekijöiden analyysi. Näitä eri ulottuvuuksia tulee arvioida yhdessä ja suhteessa toisiinsa. Näiden lisäksi on arvioitava säilyttämisen esteitä.
Tehtäväanalyysin kannalta tutkimus on yliopiston ydintoimintaa ja siten lähtökohtaisesti merkittävää. Joissain tapauksissa voidaan joutua arvioimaan tutkimuksen yleistä yhteiskunnallista tai tieteellistä merkittävyyttä tarkemmin.
Informaatioarvon analyysissä tarkastellaan aineiston tietosisällön ainutkertaisuutta, kattavuutta, laatua, johdonmukaisuutta, ymmärrettävyyttä. Lisäksi voidaan arvioida aineiston muita käyttötarpeita.
Tietomuodon analyysissa tarkastellaan, onko tieto hyödynnettävässä ja säilytettävässä tiedostomuodossa, joka mahdollistaa tietojen pitkäaikaisen säilyttämisen.
Kustannustekijöiden analyysissä tarkastellaan arkistoinnin hintaa.
Arvonmääritystä tehtäessä kyse on aina lopulta kokonaisarvioinnista. On tietysti mahdollista saada jokaisesta arvonmäärityksen ulottuvuudesta niin selkeä tulos, että arvio on lähtökohtaisesti positiivinen, mutta usein eri ulottuvuuksien arviot voivat vetää eri suuntiin.
Mikä voi olla esteenä arkistoinnille?
Tutkimuksessa tutkittavia tulee olla informoitu aineiston arkistoinnista. Mikäli informointia ei alunperin ole tehty, eikä uudelleeninformointi ole mahdollista, ei arkistointikaan todennäköisesti onnistu. Uudelleeninformoinnin mahdollisuutta tarkastellaan tapauskohtaisesti.
Esteeksi voivat tulla myös tekijänoikeuskysymykset. Kolmannen osapuolen oikeuksia ei voida loukata arkistoimalla aineistoa ja saattamalla sitä siten saataville. Sama koskee tilannetta, jossa aineisto on luvattu tuhota tutkimuksen päätyttyä.
Myös aineiston epäselvät omistussuhteet ja/tai muiden omistajien kieltäytyminen arkistoinnista estävät sen.
Anonyyminä julkaisu vai henkilötietoineen arkistointi?
Vastaus vaatii tapauskohtaista harkintaa. Toisaalta henkilötietojen minimointivelvoite on otettava huomioon, mutta samalla tarkasteltava, mikä rooli henkilötiedoilla on aineiston jatkokäyttömahdollisuuksien kannalta. Mikäli henkilötiedot ovat merkittävässä roolissa aineiston analyysissa tai sen jatkokäytössä, suositellaan tunnisteellisena arkistointia. Mikäli aineiston käytettävyys on samalla tasolla myös anonyyminä, on anonymisointi suoritettava. Anonyymin aineiston voi julkaista avoimesti saataville esimerkiksi JYXissä tai Tietoarkistossa. Myöhemmässä vaiheessa myös julkaistut anonyymit aineistot voidaan arkistoida arkistointivelvoitteen täyttämiseksi.
