02.07.2018

Opiskelijavalinta

Vastuuyksikkö, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Kun haet opiskelijaksi Jyväskylän yliopistoon, käsittelemme henkilötietojasi, jotka ilmoitat hakemuksessa ja sen liitteissä. Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojailmoitus kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Opintopolku (tutkinto-opiskelijat)

Opintopolku toimii tutkintoon johtavan koulutuksen valtakunnallisena opiskelijavalintarekisterinä. Opintopolku-opiskelijavalintarekisteriä pitää Opetushallitus, ja se vastaa opiskelijavalintarekisterin tietojen kokoamisesta ja hakujärjestelmien valtakunnallisesta toteutuksesta sekä koulutukseen hakemiseen ja opiskelijaksi ottamiseen liittyvästä yleisestä tiedottamisesta, ohjauksesta ja neuvonnasta. Yliopistot ja ammattikorkeakoulut osallistuvat rekisterinpitoon lain 884/2017 edellyttämällä tavalla ylläpitämällä omia osarekistereitään ja täydentämällä Opintopolusta saatavia tietoja omiin valintoihinsa tarvittavilla tiedoilla. Jos haluat tarkastaa Opintopolussa olevat tiedot ole yhteydessä opetushallitukseen: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/

Mikäli hakija toimittaa hakemuksensa liitteitä muutoin kuin Opintopolun kautta, hakija saa pyydettäessä tietoa liitteiden sisältämien henkilötietojen käsittelystä koulutuspalveluista.

Jatkotutkinto-opiskelijoiden haku ja valinta Opintopolun ulkopuolella

Jyväskylän yliopiston yleisten valintaperusteiden mukaan tiedekunnilla on oikeus ottaa tohtoriopiskelijoita hakuajan ulkopuolella, jos se on tarpeen täydentävällä rahoituksella rahoitettavien avoinna olevien tohtorikoulutettavan tehtävien täyttämiseksi. Tällöin opiskeluoikeuden haku ja opiskelijavalinta tapahtuvat  Opintopolun ulkopuolella. Hakijoiden tiedot kirjataan Opintopolun opiskelijavalintarekisteriin.

Hakija saa pyydettäessä tietoa hakemuksen ja sen liitteiden sisältämien henkilötietojen käsittelystä koulutuspalveluista.

Avoimen yliopiston opiskelijavalinta

Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston ja Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen haku- ja valintarekisteriä käytetään opiskelijoiden valintaan ja valintapäätöksen tekemiseen niiden oppiaineiden osalta, joissa käytetään haku- ja valintamenettelyä. Avoimen yliopiston johtokunta on päättänyt avoimeen yliopisto-opetukseen osallistuvien valintaperusteet.

Erilliset opiskeluoikeudet

Jyväskylän yliopiston tiedekunta voi myöntää erillisiä opiskeluoikeuksia sellaisiin opintokokonaisuuksiin, jotka eivät ole tarjolla Jyväskylän yliopiston avoimena yliopisto-opetuksena.

JOO-opinnot

Yliopistojen opiskelijat voivat hakea erillistä opinto-oikeutta toisen yliopiston tietyn oppiaineen johonkin kokonaisuuteen.

Täydennyskoulutus

Kokkolan yliopistokeskus Chydenius ja tiedekunnat järjestävät täydennyskoulutusta.

Oikeusperuste

Näiden käsittelytoimien oikeudelliset perusteet ovat tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6 artiklan 1 b) kohta eli käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöön panemiseksi jossa rekisteröity on osapuolena ja rekisterinpitäjän yleinen etu e) eli opetuksen ja opintojen järjestäminen. Yliopistolain (558/2009) mukaan yliopistot voivat järjestää myös muuta kuin tutkinto-opetusta.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Avoimessa yliopistossa opiskelijavalintaa valmistelevat avoimen yliopiston suunnittelu- ja hallintohenkilöstö, opetushenkilöstö sekä koulutuspalveluiden lähipalvelut. Päätöksen opiskelijavalinnasta tekee avoimen yliopiston johtaja.

Koulutuspalveluissa opiskelijavalintaa valmistelevat tiedekuntien lähipalvelut ja keskitetyt hakijapalvelut. Päätöksen opiskelijavalinnasta tekee tiedekunnan dekaani tai hän delegoi sen koulutuksesta vastaavalle varadekaanille. Päätöksen lukuvuosimaksun kattavasta apurahasta tekee rehtori.

Henkilötietojasi ei siirretä eikä luovuteta kolmansille osapuolille.

JOO-opintoja koskevat opintosuoritustiedot voidaan siirtää kotiyliopiston opiskelijatietojärjestelmään.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Henkilötietoja käsitellään ja arkistoidaan Jyväskylän yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Hylättyjen hakijoiden hakemuksia säilytetään kaksi vuotta,  hyväksyttyjen hakijoiden hakemuksia säilytetään viisi vuotta. Hyväksyttyjen hakijoiden lista säilytetään pysyvästi

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Henkilötiedot kerätään Opintopolussa, Plone-lomakkeilla, paperilomakkeilla tai Urasillan portaalin kautta.

Manuaaliset aineistot säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa tai laittomasti hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä. Vanhentuneet asiakirjat hävitetään silppuamalla.

Sähköiset aineistot säilytetään yliopiston tietojärjestelmissä ja niihin on pääsy vain asianmukaisen käyttäjätunnuksen saaneilla. Yliopiston koneet sekä tietokannat on suojattu salasanalla.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä. Tiedekunnat ja avoin yliopisto toimivat vastuuyksikköinä edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyssä.

Vastuuyksiköiden yhteystiedot

Avoin yliopisto

Merja Karjalainen, merja.karjalainen@jyu.fi, 050 441 3687

JOO-opinnot ja erilliset opiskeluoikeudet

Tiedekuntien opintopäälliköt

Täydennyskoulutus

Kokkolan yliopistokeskus Chydenius

Avance, helene.eriksson(at)jyu.fi tai osoitteella Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulu Avance-johtamiskoulutus/Helene Eriksson PL 35, 40014 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

Urasilta, Annamari Auvinen 0400 24 81 15, profit-koulutukset@jyu.fi

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.