22.05.2018

Tietovarasto

Jyväskylän yliopiston strateginen kehittäminen, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Tietovarasto on Jyväskylän yliopiston yksiköilleen tarjoama raportointipalvelu, josta yksiköt saavat itseään ja koko yliopistoa koskevaa tietoa toimintansa kehittämiseksi ja tueksi. Tietovarastoa käytetään myös viranomaisraportoinnissa.

Tietovarastoon itseensä ei tallenneta tietoja eikä siellä ole syöttölomakkeita. Tietovarasto saa tietonsa muista järjestelmistä eli lähdejärjestelmistä. Jos tietovaraston tiedoissa on virhe, se korjataan lähdejärjestelmään, josta se päivittyy tietovarastoon.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n tietosuoja-astus (679/2016) 6 artikla c).

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n tietosuoja-astus (679/2016) 6 artikla e ja tietosuojalain 4 §.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Tietovaraston tietosisältö määräytyy lähdejärjestelmien perusteella. Tietovaraston lähdejärjestelmiä ovat ROTI, Korppi ja henkilöstötietojärjestelmä. Käsiteltävät tiedot ovat opintosuoritus-, opiskelijaliikkuvuus, hakija- ja SAP-talous- ja henkilöstöhallinnan tietoja. 

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Yliopiston tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla (YOL 2009/558 51 §). Yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan sekä taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta (YOL 2009/558 87 §).

Lisäksi henkilötietoja luovutetaan Tilastokeskukselle (Tilastolakiin 280/2004) ja korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä 28.6.2013/484).

Yliopiston sisällä pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu käyttöoikeuksin, joita myönnetään vain yksikön johtajan vahvistamiin työtehtäviin perustuviin tarpeisiin.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Tietoja säilytetään tilastointitarkoituksessa pysyvästi. 

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.  

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen strateginen kehittäminen -yksikkö vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Jenni Kokko Strateginen kehittäminen PL 35 40014 Jyväskylän yliopisto

+358503109988

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297 

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.