Tietosuojailmoitus työntekijälle
Mitä sinun tulisi tietää henkilötietojesi käsittelystä?
Jyväskylän yliopisto kerää sinusta henkilötietoja työsuhteeseen liittyvien tehtäviensä hoitamiseksi. Sinulla on oikeuksia suhteessa näihin tietoihin – kuten oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus olla varma, että tiedot säilytetään turvallisesti ja vain tarpeellisen ajan. Sinulla on lisäksi ennen kaikkea oikeus tietää:
-
mitä tietoja keräämme sinusta ja miksi,
-
missä ja kuinka kauan säilytämme näitä tietoja, ja
-
keille jaamme näitä tietoja.
Kaikki nämä seikat selviävät tästä tietosuojailmoituksesta.
Tämä tietosuojailmoitus toimitetaan työsuhteeseen tulevalle, kun hän täyttää henkilötietolomakkeen. Sekä henkilötietolomakkeen verkkosivulla että itse lomakkeella on linkki tähän ilmoitukseen.
Työntekijöitä muistutetaan tietosuojailmoituksesta työsuhteen aikana. Henkilöstön tietosuojailmoitus koskee nykyisiä, tulevia ja entisiä työntekijöitä.
Miten löydät etsimäsi tiedon parhaiten?
Olemme laatineet tietosuojailmoituksen siten, että se olisi sinulle mahdollisimman helppokäyttöinen ja helposti ymmärrettävä. Tästä syystä löydät kunkin kappaleen alta sen keskeisimmät tiedot aina ytimekkäästi tiivistettynä. Mikäli sinua kiinnostaa tietää lisää, seuraa kappaleista löytyviä linkkejä tai ole suoraan yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Jyväskylän yliopiston henkilöstön tietojen käsittelyn tarkoitus on palkan, palkkioiden, apurahojen sekä matka- ja kululaskujen maksatus, henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu, ylläpito, seuranta ja tilastointi sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja henkilöstöhallinnon asiakaspalvelun toteuttaminen. Lisäksi tarkoituksena on työnantajan vapaaehtoisten tehtävien, kuten henkilöstön kansainväliseen liikkuvuuteen, osaamisen kehittämiseen (osittain vapaaehtoista), työhyvinvointiin ja merkkipäivähuomioimisiin liittyvien asioiden hoitaminen.
Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?
Henkilötietojasi käsitellään palvelussuhdeasioiden ja työnantajatoimintaan liittyvien tehtävien hoidon edellyttämän ajan. Arkistointi toteutetaan Jyväskylän yliopiston tiedonohjaussuunnitelman säilytysaikaohjeistuksen mukaisesti. Osa tiedoista arkistoidaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon ja osa sähköiseen arkistointijärjestelmään tunnistetiedoin.
Tarkempaa tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme niitä, löydät alla olevista osioista.
Mitä oikeuksia sinulla on ja miten käytät niitä?
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
- Oikeus vastustaa käsittelyä, jos käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti
- Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.
Kielto-oikeus liittyen terveydentilatietojen luovuttamiseen
Työnantajalla on oikeus luovuttaa työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva lääkärintodistus tai –lausunto työterveyshuollon palveluntuottajalle, jollei työntekijä ole kieltänyt lausunnon luovuttamista (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004, 5 §). Jyväskylän yliopiston työterveyshuollon toteuttaa Terveystalo. https://www.terveystalo.com/fi/tietosuojaseloste/henkiloasiakkaat Sinulla on oikeus kieltää tietojesi luovuttaminen Terveystalolle ilmoittamalla asiasta henkilöstöpalveluihin HelpJYU:n kautta.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja –tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.
Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajille on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.
Miten voit olla meihin yhteydessä?
Kun haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota rohkeasti yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai puhelimitse (040 805 3297).
Tietosuojavastaavan sijaan voit halutessasi olla yhteydessä suoraan vastuuyksikköön. Jyväskylän yliopiston henkilöstörekisterin yhteyshenkilö on henkilöstösuunnittelija. Alta löydät tarkemmat yhteystiedot.
Kun haluat käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä sähköpostitse kirjaamoon:
