04.12.2018

Opiskelijoiden henkilötiedot

Koulutuspalvelut, tietosuojailmoitus

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Opetuksen järjestäminen ja opintohallinnollisten tehtävien hoitaminen edellyttävät sitä, että yliopisto käsittelee opiskelijoidensa henkilötietoja.

Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään seuraavia tehtäviä hoidettaessa: opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietojen ylläpito, opiskeluoikeuksien ylläpito, opetukseen ja tentteihin ilmoittautuneiden hallinnointi, opetuksen ja tenttien järjestäminen, valinta- ja tasokokeiden järjestäminen, opintosuoritusten arviointi ja rekisteröinti, opinnäytetöiden ohjaus ja tarkastus, opintoneuvonta ja -ohjaus, opintoja ja opiskelua koskevien todistusten ja otteiden myöntäminen sekä tutkintotodistusten myöntäminen.

Henkilötietoja käsitellään myös opiskelijan hakiessa muutosta opiskeluoikeuteensa (esim. tutkinto-ohjelman, pääaineen tai opintosuunnan vaihtaminen; opintosuunnan hakeminen tai ilmoittaminen; tutkinnonsuoritusoikeudesta luopuminen) tai opiskelijan hakiessa valinnaisten opintojen opiskeluoikeutta tai erillistä opiskeluoikeutta. Myös aiemmin suoritettujen opintojen hyväksi lukeminen, opintoajan jatkamisilmoitusten ja lisäaikahakemusten käsittely, opintosuorituksia koskevien oikaisupyyntöjen käsittely ja kurinpidolliset toimet edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Opetuksessa käytetään erilaisia sähköisiä oppimis- ja tenttiympäristöjä, joihin tallentuu opiskelijoiden henkilötietoja ja opintosuorituksia. Myös yliopiston käyttämään plagiaatintunnistusjärjestelmään tallentuu opiskelijoiden henkilötietoja.

Opiskelija voi tehdä verkkosivuilla olevilla lomakkeilla palvelupyyntöjä (esim. tilata opintosuoritusotteen tai opiskelutodistuksen, kysyä opiskelusta tai koulutuksista), joita käsiteltäessä henkilötietoja käsitellään. Verkkolomakkeilla voidaan myös kerätä opiskelijoilta palautetta.

Opiskelijoiden henkilötietoja voidaan käyttää myös opiskeluun ja opintoihin liittyvässä tiedottamisessa ja viestinnässä (esim. publiikkikutsujen lähettäminen, opetukseen liittyvä viestintä) sekä tilastoinnissa ja opetuksen kehittämisessä. Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietoja tieteelliseen tutkimukseen sekä opiskelijoiden ja muiden yliopistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi.

Yliopiston oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu:

  • lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c, Yliopistolaki 558/2009, Yliopistoasetus 115/1998, Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 794/2004, Jyväskylän yliopiston tutkintosääntö),
  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 e) sekä
  • tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus 679/2016 artikla 6.1 a ja b).
  • Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä, kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 g) tai rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 a).

Tietoja käsitellään julkisuuslain (621/1999) ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tiedot ovat osin salassa pidettäviä (24 §), kuten esimerkiksi tilinumerot, lääkärintodistukset (ensimmäisen vuoden poissaolot, lisäaikahakemusten terveystietoliitteet) ja päätökset henkilökohtaisista erityisjärjestelyistä.

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan?

Opiskelijoiden henkilö- ja opintotietoja käsitellään yliopiston eri tietojärjestelmissä ja manuaalisesti (mm. tiedekunnat). Opiskelijaa koskevat tiedot täydentyvät osin opiskeluoikeuden aikana (mm. arvosanojen lisääminen opiskelijarekisteriin). Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään Jyväskylän yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman (tuleva tiedonohjaussuunnitelma) mukaisesti.

Käsittelemme seuraavia tietoja:

  • Henkilötiedot säilytetään pysyvästi opiskelijarekisterissä: Opiskelijanumero, kansallinen oppijanumero, kotikunta, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, koulusivistyskieli, asiointikieli, tietojen luovuttamista koskevat luvat, maksuvelvollisuus, turvakielto, henkilötunnus, nimitiedot. Tiedot saadaan Opintopolku-palvelusta tai verkko- tai paperilomakkeella opiskelijalta, paitsi tietojen luovuttamista koskevat luvat, jotka saadaan OILI-palvelusta tai verkko- tai paperilomakkeella opiskelijalta. Opiskelijanumero syntyy Jyväskylän yliopiston opiskelijarekisterissä ja kansallinen oppijanumero saadaan Opintopolku-palvelusta.
  • Yhteystiedot saadaan Opintopolku-palvelusta tai verkko- tai paperilomakkeella opiskelijalta. Yhteystietoja säilytetään opiskelijarekisterissä toistaiseksi, mutta niitä voidaan käyttää vain 6 kuukauden ajan opiskeluoikeuden päättymisestä (esim. publiikkikutsujen postitus). Opiskelijan tulee itse pitää omat yhteystietonsa ajan tasalla opintojen aikana.
  • Opiskeluoikeustiedot säilytetään opiskelijarekisterissä pysyvästi:
    • Tutkinto-opiskeluoikeudet: tavoitetutkinto, tiedekunta, pääaine ja/tai tutkinto-/koulutusohjelma ja/tai opintosuunta, opiskeluoikeuden voimassaoloaika ja tila, opintoaika, lukukausimaksuvelvollisuus, koulutuksen maksullisuus ja tieto maksetusta maksusta.
    • Valinnaisten opintojen opiskeluoikeudet, erilliset opiskeluoikeudet: opiskeluoikeuden kohde (oppiaine, opintokokonaisuus tai opintojakso), organisaatio ja voimassaoloaika sekä opiskeluoikeuden tyypistä riippuen liittyvä tutkinto-opiskeluoikeus ja kotikorkeakoulu.
    • Tutkinto-opiskelijoiden opiskeluoikeudet avoimessa yliopistossa ja opiskelijan pyynnöstä opiskelijarekisteriin siirretyt avoimen yliopisto-opetuksen suoritukset.
  • Lukuvuosi-ilmoittautumiset ja maksutiedot säilytetään opiskelijarekisterissä pysyvästi: Ilmoittautumispäivä, ilmoittautumisen kohteena oleva ajanjakso sekä ilmoittautumisen tila, tiedot maksetuista ylioppilaskunnan jäsenmaksuista, tiedot maksetuista uudelleenkirjaamismaksuista.
  • Opintosuoritustiedot säilytetään opiskelijarekisterissä pysyvästi: Suorituksen nimi ja koodi; suorituksen laajuus; suorituspäivämäärä; arvosana; suorituksen tyyppi; opettaja; oppilaitos, jossa hyväksiluettu opintosuoritus on tehty; kokonaisuus, johon suoritus sisältyy.
  • Tiedot suoritetuista tutkinnoista säilytetään opiskelijarekisterissä pysyvästi: Tutkintonimike, tutkinnon hyväksymispäivämäärä, pääaine tai tutkinto-ohjelma, koulutusohjelma, opintosuunta, tutkinnon laajuus.
  • Paperilomakkeella/tenttikuorella tehdyt tentti-ilmoittautumiset säilytetään tiedekunnissa tai erillislaitoksilla 6 kuukautta ja sähköiset tentti-ilmoittautumiset opintotietojärjestelmässä vähintään 6 kuukautta. Tietojen säilyttämisen periaatteet tullaan yhtenäistämään vuoden 2018 aikana.
  • Kurssi-ilmoittautumiset ja tiedot kursseille valituista säilytetään opintotietojärjestelmässä pysyvästi.
  • Henkilökohtaiset opintosuunnitelmat säilytetään opintotietojärjestelmässä vähintään opiskeluoikeuden ajan. Tietojen säilyttämisen periaatteet tullaan yhtenäistämään vuoden 2018 aikana.
  • Jatko-opiskelijoiden ohjausasiakirjat säilytetään tiedekunnissa sen lukuvuoden loppuun asti, jonka aikana jatkotutkinto valmistuu.
  • Tenttivastaukset ja muut kirjalliset opintosuoritukset säilytetään paperisina tiedekunnissa ja erillislaitoksilla 6 kuukautta tai sähköisissä oppimis- ja tenttiympäristöissä vähintään 6 kuukautta. Tietojen säilyttämisen periaatteet tullaan yhtenäistämään vuoden 2018 aikana.
  • Kandidaatin tutkielmat säilytetään sähköisinä tutkielmien julkaisujärjestelmässä tai paperisina tiedekunnissa 5 vuotta. Pro gradu –tutkielmat säilytetään pysyvästi sähköisinä tutkielmien julkaisujärjestelmässä tai paperisina tiedekunnissa ja yliopiston päätearkistossa.
  • Verkkolomakkeilla tehdyt opiskelutodistusten ja opintosuoritusotteiden tilaukset sekä osoitteen- ja nimenmuutosilmoitukset säilytetään asian käsittelyn vaatiman ajan.
  • Verkkolomakkeilla tehdyt aiemmin tai muualla hankitun osaamisen tunnustamisen hakemukset ja päätökset hyväksiluvusta säilytetään tiedekunnissa ja erillislaitoksilla pysyvästi. Hakemukset, joiden perusteella ei ole myönnetty hyväksilukua, säilytetään tiedekunnissa ja erillislaitoksilla 5 vuotta.
  • Verkko- tai paperilomakkeella tehdyt erillisten opiskeluoikeuksien, valinnaisten opintojen opiskeluoikeuksien ja JOO-opiskeluoikeuksien hakemukset säilytetään tiedekunnissa ja erillislaitoksilla 2 vuotta.
  • Paperilomakkeella tehdyt poissaoloilmoittautumiset ensimmäiselle lukuvuodelle opiskelupaikan vastaanoton jälkeen säilytetään hakijapalveluissa 2 vuotta.
  • Verkko- tai paperilomakkeella tehdyt opiskeluoikeuden muutoshakemukset ja –ilmoitukset (tutkinto-ohjelman, pääaineen tai opintosuunnan vaihtaminen; opintosuunnan hakeminen tai ilmoittaminen; haku siirtyä suorittamaan maisterin tutkintoa; siirtyminen suorittamaan tutkintoa tutkinto-ohjelmassa) säilytetään tiedekunnissa 10 vuotta ja niitä koskevat päätökset pysyvästi.
  • Verkko- tai paperilomakkeella tehdyt opintoajan jatkamisilmoitukset säilytetään keskitetyissä koulutuspalveluissa 10 vuotta.
  • Verkko- tai paperilomakkeella tehdyt opintoajan lisäaikahakemukset säilytetään tiedekunnissa 10 vuotta.
  • Paperilomakkeella tehdyt tutkinnonsuoritusoikeudesta luopumisen ilmoitukset säilytetään keskitetyissä koulutuspalveluissa pysyvästi.
  • Sähköisesti tehdyt tutkintohakemukset säilytetään opintotietojärjestelmässä ja paperilomakkeella tehdyt tutkintohakemukset säilytetään tiedekunnissa 50 vuotta.
  • Tutkintotodistusten arkistokopiot ja niiden liitteet (opintosuoritusote ja Diploma Supplement) säilytetään tiedekunnissa pysyvästi.
  • Opiskelijoiden kurinpidollisiin toimiin liittyvät asiakirjat säilytetään kirjaamossa 10 vuotta.
  • Opinnoista palautejärjestelmän kautta kerättyä palautetta säilytetään palautejärjestelmässä asian käsittelyn vaatiman ajan. Opinnoista ja opiskelussa käytettävistä tietojärjestelmistä verkko- tai paperilomakkeilla kerättyä palautetta säilytetään tiedekunnissa ja erillislaitoksilla tai  koulutuspalveluissa asian käsittelyn vaatiman ajan. Palautekyselyiden yhteenvedot ja koosteet sekä kysymykset säilytetään pysyvästi.
  • Kandipalautteeseen vastanneet opiskelijat voivat osallistua arvontaan verkkolomakkeella, jolla kerätään opiskelijan nimi ja sähköpostiosoite. Tiedot säilytetään asian käsittelyn vaatiman ajan.
  • Opetuksen toteuttamiseen ja arviointiin liittyviä opettajan keräämiä opiskelijoiden tietoja säilytetään tiedekunnissa ja erillislaitoksilla asian käsittelyn vaatiman ajan.
  • Opiskelijavalintaa, opintosuorituksia, opinnäytteitä ja hyväksilukuja koskevat muutoksenhaku- ja oikaisuvaatimukset, niihin annetut päätökset ja lausunnot säilytetään kirjaamossa 10 vuotta.
  • Sähköisiin oppimis- ja tenttiympäristöihin tallentuvat opiskelijan nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja kotiorganisaatio, opiskelijan mahdollisesti itse tallentamat yhteystiedot sekä opiskelijan järjestelmään tallentamat tenttivastaukset ja muut kirjalliset opintosuoritukset. Opiskelijoiden henkilötietoja säilytetään sähköisissä oppimis- ja tenttiympäristöissä vähintään opiskeluoikeuden ajan. Tenttivastaukset ja muut kirjalliset opintosuoritukset säilytetään sähköisissä oppimis- ja tenttiympäristöissä vähintään 6 kuukautta. Tietojen säilyttämisen periaatteet tullaan yhtenäistämään vuoden 2018 aikana.
  • Plagiaatintunnistusjärjestelmään, johon lähetetään kirjallisia sähköisiä tekstimuotoisia opintosuorituksia, tutkielmia ja väitöskirjatöitä, tallentuvat opiskelijan nimi ja sähköpostiosoite sekä opiskelijan lähettämä dokumentti, joka voidaan opiskelijan suostumuksella tallentaa vertailutietokantaan pysyvästi. Analyysiraportteja säilytetään järjestelmässä 25 kuukautta.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietoihin on pääsy henkilöillä, joiden työtehtäviin kuuluu opintohallinnollisten tehtävien hoitaminen. Opintohallinnollisia tehtäviä hoidetaan pääsääntöisesti Jyväskylän yliopiston koulutuspalveluissa ja joissain tapauksissa myös tiedekunnissa ja erillislaitoksilla. Tiedekuntien ja erillislaitosten opetushenkilöstö käsittelee työtehtävissään (opetus ja opiskelijoiden ohjaus) opiskelijoiden henkilötietoja. Lisäksi opiskelijarekisterissä ja opintotietojärjestelmissä säilytettäviin henkilötietoihin on pääsy sellaisilla Jyväskylän yliopiston digipalvelujen henkilöillä, joiden työtehtäviin kuuluu opintotietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito. Opintotietojärjestelmä Sisussa säilytettäviin henkilötietoihin on pääsy Funidata Oy:lla.

Yliopiston sisällä tietoja siirretään:

  • Jyväskylän yliopiston kirjaston asiakastietojärjestelmään, koska suurin osa opiskelijoista on myös kirjaston asiakkaita. Kirjasto myös tarjoaa opintoja opiskelijoille.
  • Jyväskylän yliopiston tietovarastoon, koska yliopiston tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muut seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot ministeriön päättämällä tavalla (YOL 2009/558 51 §). Yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan sekä taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta (YOL 2009/558 87 §). Ilmoituksessa kuvatut henkilötiedot siirretään yliopiston tietovarastoon.

Henkilötietoja luovutetaan seuraaville tahoille:

  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle korkeakoulujen valtakunnalliseen Virta-tietovarantoon (Yliopistolaki 2009/558 51 §; opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot). Virta-tietovarannosta tiedot menevät valtakunnallisen opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön ja OKM:lle (laki 1058/1998).
  • Lisäksi tietoja luovutetaan tilastokeskukselle (TilastoL 280/2004), YTHS:lle (KansanterveysL 66/1972), Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§), LUMA-tutkimushankkeelle, opetushallituksen kansainvälistymispalvelulle (opiskelijaliikkuvuutta koskevat tiedot), oppijan seurantakyselyihin sekä tilastointi- ja tutkimuskäyttöön Virta-tietovarannon kautta.
  • Tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten erillisen luovutuspyynnön perusteella, jonka yhteydessä selvitetään, että luovutuksensaajalla on oikeus käsitellä tietoja.
  • Kansallisten korkeakoulujen välisten sopimusten perusteella (esim. JOO-sopimus) opiskelevien tietoja sopimuskorkeakouluille.
  • Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnalle (JYY) jäsen- ja vaalirekisteriin.
  • Opiskelijan suostumuksella Jyväskylän yliopiston kirjaston asiakastietojärjestelmään, Jyväskylän yliopiston alumnirekisteriin ja/tai työnantajille työ ja harjoittelupaikkatarjousta varten.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Suostumuksen peruminen

Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi luovuttaa henkilötietoja Jyväskylän yliopiston kirjaston asiakastietojärjestelmään, Jyväskylän yliopiston alumnirekisteriin ja/tai työnantajille työ- ja harjoittelupaikkatarjousta varten. Suostumuksen peruuttaminen on helppoa ja voit peruuttaa suostumuksen sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@jyu.fi. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyihin käsittelytoimiin.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin.
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla).
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa.
  • Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille, jolle tietoja on edelleen luovutettu.
  • Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta.
  • Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa.
  • Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
  • Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä opiskelijan henkilötietojen osalta.

Opiskelijarekisterissä ja keskitetyissä koulutuspalveluissa säilytettävät tiedot

Tiedekunnissa ja erillislaitoksilla säilytettävät tiedot

  • Humanistis-yhteiskuntatieteellinen tiedekunta: Opintopäällikkö Maija Pöyhönen, maija.t.poyhonen@jyu.fi, puh. 040 805 3076
  • Informaatioteknologian tiedekunta: Opintopäällikkö Eija Hatanpää, eija.hatanpaa@jyu.fi, puh. 050 361 0988
  • Kasvatustieteiden ja psykologian tiedekunta: Opintopäällikkö Riitta Kesonen, riitta.kesonen@edu.jyu.fi, puh. 050 441 3690
  • Liikuntatieteellinen tiedekunta: Opintopäällikkö Päivi Saari, paivi.e.saari@jyu.fi, puh. 040 805 3396
  • Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta: Opintopäällikkö Marja Korhonen, marja.e.korhonen@jyu.fi, puh 040 770 7777
  • JY:n kauppakorkeakoulu: Opintopäällikkö Niina Simanainen, niina.j.simanainen@jyu.fi, puh 040 805 3134
  • Kielikeskus: Opintopäällikkö Ulla Lautiainen, ulla.lautiainen@jyu.fi, puh. 0400 248 069

Kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden hallintajärjestelmä

Jatko-opiskelijoiden ohjausasiakirjat

Plagiaatintunnistusjärjestelmä

Sähköiset oppimis- ja tenttiympäristöt, opintotietojärjestelmä

Palautejärjestelmä

Kirjaamo

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaava

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen.