Käyttöoikeudet

Kuka voi käyttää Converista?

Converista voivat käyttää Jyväskylän yliopistoon työsuhteessa olevat henkilöstö ja jatko-opiskelijat. Heille annetaan käyttöoikeus järjestelmään heidän työ-/opiskelusuhteensa aloittamisen yhteydessä. Työsuhteessa olevan henkilöstön ja aktiivisten jatko-opiskelijoiden tiedot päivittyvät tutkimustietojärjestelmään joka yö.

Lisäksi Converista voivat käyttää henkilöt, joiden kanssa yliopisto on solminut sopimussuhteen. Sopimussuhteen myötä heille annetaan käyttöoikeus järjestelmään. Esimerkiksi apurahatutkijat, joiden kanssa on tehty apurahatutkijasopimus. Apurahatutkijoiden tiedot päivitetään järjestelmään muutaman kuukauden välein, joten tiedot eivät ole yhtä ajantasaisia kuin henkilökunnalla tai jatko-opiskelijoilla. Jos apurahakautesi on jäänyt päivittymättä profiilitietoihisi, voit ottaa yhteyttä Converis-tukeen.

Edellä mainittujen ryhmien lisäksi tutkimustietojärjestelmään myönnetään tietyin edellytyksin väliaikainen käyttöoikeus. Kts. tarkemmin kohta Kuinka yliopiston ulkopuoliset hakijat saavat tarvitsemansa käyttöoikeudet?

Tutkimustietojärjestelmässä kaikkien käyttäjien oletusroolina on tutkija. Kyseinen rooli antaa käyttäjälle oikeuden lisätä, katsella ja osittain muokata ainoastaan häntä itseään koskevia tietoja.

Kuinka yliopiston ulkopuoliset hakijat saavat tarvitsemansa käyttöoikeudet?

Kun haet täydentävää rahoitusta tehdäksesi tutkimusta Jyväskylän yliopistossa, voit hakea väliaikaista käyttöoikeutta Converikseen.

Yliopiston ulkopuolisena hakijana sinulla tulee olla Jyväskylän yliopiston henkilökuntaan kuuluvayhteyshenkilö. Yhteyshenkilön tulee olla johtaja, tutkija tai muu hankkeen sisältöön liittyvä henkilö. Lisätietoa mahdollisista yhteyshenkilöistä löydät sivuston Tutkimus kautta.

Yhteyshenkilö tarvitsee sinusta käyttöoikeuden hakemista varten seuraavat tiedot: nimen, sähköpostiosoitteen, nykyisen organisaation, tulevan työskentely-yksikön, rahoituslähteen, rahoitushaun päättymispäivämäärän, tiedon siitä onko kyseessä henkilökohtaista apurahaa sisältävä rahoitusmuoto sekä tiedon siitä onko sinulla mahdollisuus rekisteröityä käyttäen sähköistä tunnistautumista (pääasiassa suomalaisen pankin kautta). Yhteyshenkilö ilmoittaa edellä mainitut tiedot järjestelmän ylläpidolle HelpJYUn Käyttöoikeudet Converis-tutkimustietojärjestelmään -lomakkeella.

Väliaikaisen käyttöoikeuden voimassaolo kts. alempaa kohta Kuinka kauan käyttöoikeudet ovat voimassa?

Ohjeet ulkopuoliselle hakijalle, jolla on mahdollisuus sähköiseen tunnistautumiseen

Käyttöoikeuspyynnön jälkeen järjestelmän ylläpito lähettää sinulle (hakija) sähköpostitse toimintaohjeet, joita noudattamalla saat käyttöösi JY-vierailijatunnuksen tai aktivoida olemassa olevan JY-tunnuksen. Tunnuksen saatuasi kirjaudu Converis ohjekeskukseen ja tutustu vähintään hankeprosessiin ja peruskäyttöön liittyviin ohjeisiin. Ohjeita seuraamalla saat tietoa siitä, kuinka voit kirjata hanke-esityksesi yksikön johtajan hyväksyttäväksi. Ohjeissa kuvataan myös muita järjestelmän keskeisiä ominaisuuksia kuten profiilitietojen täydentäminen tai tunnuksen liittäminen ORCID-profiiliin.

Ohjeet ulkopuoliselle hakijalle, jolla ei ole mahdollisuutta sähköiseen tunnistautumiseen

Mikäli JY-vierailijatunnuksen käyttöönotto ei kohdallasi ole mahdollista, Converis-tuki toimittaa sinulle väliaikaisen Converis-tunnuksen. Tunnuksen saatuasi tutustu pikaohjeeseen hanke-esitystä laatiessasi. Väliaikainen tunnus voidaan myöhemmin korvata varsinaisella JY-tunnuksella.

Erityiskäyttöoikeudet

Tietyillä henkilöillä on tutkimustietojärjestelmässä hyväksyntä- tai katseluoikeuksia organisatorisen asemansa sekä delegointipäätösten mukaisesti seuraavasti:

• Rehtorit, vararehtorit ja tutkimuspalveluiden erityisasiantuntijat: katseluoikeus koko yliopiston hanke-esityksiin (ml. rahoitushakemukset), hankkeisiin, julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin. Lisäksi rehtorilla ja vararehtoreilla on hyväksymisoikeus yliopistotason hanke-esityksiin.
   
• Talous- ja palvelujohtaja: hyväksymisoikeus Yliopistopalveluiden hanke-esityksiin, katseluoikeus koko yliopiston hanke-esityksiin (ml. rahoitushakemukset), hankkeisiin, julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin.
   
• Dekaani: hyväksymisoikeus suoraan tiedekunnan alle kirjattuihin hanke-esityksiin sekä katseluoikeus koko tiedekunnan ja sen laitosten hanke-esityksiin (ml. rahoitushakemukset), hankkeisiin, julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin.
   
• Varadekaani: varadekaaneilla on katseluoikeus tiedekunnan ja sen laitosten hanke-esityksiin (ml. rahoitushakemukset), hankkeisiin, julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin.
   
• Hallintopäällikkö tai tiedekunnan kehittämispäällikkö: katseluoikeus koko tiedekunnan ja sen laitosten hanke-esityksiin (ml. rahoitushakemukset), hankkeisiin, julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin.
   
• Ainelaitoksen tai erillislaitoksen johtaja: hyväksymisoikeus oman laitoksen hanke-esityksiin (ml. rahoitushakemukset) sekä katseluoikeus oman laitoksen hanke-esityksiin, hankkeisiin, julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin.
   
• Ainelaitoksen varajohtaja: katseluoikeus oman yksikön hanke-esityksiin (ml. rahoitushakemukset), hankkeisiin, julkaisuihin ja tutkimusaineistoihin.
   

Seuraavilla käyttäjäryhmillä on tutkijaa laajemmat käyttöoikeudet järjestelmään työtehtäviensä perusteella:

• Project Controllerit ja Controllerit: käsittelyoikeus (pääsääntöisesti tiettyjen laitosten tai tiedekunnan) hanke-esityksiin ja hankkeisiin.
   
• OSC:n julkaisu- ja aineistoasiantuntijat käsittelevät pääsääntöisesti julkaisujen ja tutkimusaineistojen metatietoja; tietojen liittämisen tueksi myös rajoitettu katselu- ja muokkausoikeus hanketietoihin.
   
• Lisäksi joukolla Johdon tukipalveluiden, Tutkimus- ja innovaatiopalveluiden, Talous- ja tilapalveluiden, Henkilöstöpalveluiden, Digipalveluiden sekä Kirjaamon asiantuntijoita: katseluoikeus koko yliopiston hanke-esityksiin (ml. rahoitushakemukset), hankkeisiin ja julkaisuihin.

Yksikön sihteereillä on järjestelmään vain peruskäyttöoikeudet, mutta he saavat järjestelmän tietojen perusteella säännöllisesti tiedon uusista positiivisista apurahapäätöksistä ja auttavat tutkijoita ns. apurahatutkijan sopimuksen laadinnassa.

Converis-ylläpito saa automaattisesti tiedot dekaaneihin, laitosten johtajiin (ml. varajohtajat) ja hallintopäällikköihin liittyvistä muutoksista. Muille henkilöille tarvittaviin erityiskäyttöoikeuksiin liittyviä oikeuspyyntöjävoivat lähettää oman yksikkönsä osalta dekaanit ja hallintopäälliköt sekä aine- ja erillislaitosten johtajat (työtehtäviin perustuvilla käyttäjärooleilla esihenkilöt). Muistathan ilmoittaa Converis-tuelle myös muutoksista esim. työtehtävän päättyessä. Oikeuspyynnöt lähetetään sähköpostitse osoitteeseen: converis-support@jyu.fi tai HelpJYU-lomakkeella.