Hanke-esityksen täyttö

Miksi tutkijan on kirjattava hanke-esitys tutkimustietojärjestelmään?

Kaikkien ulkopuolista rahoitusta hakevien on tallennettava ja päivitettävä tutkimustietojärjestelmään hankeprosessin eri vaiheissa tarvittavaa tietoa.

Tutkimustietojärjestelmän tiedot auttavat tutkijoiden lisäksi yliopiston johtoa ja tutkijoille tarjottavia palveluita toteuttavaa henkilöstöä heidän tehtävissään. Esimerkiksi tutkimuksen tukipalvelut pystyvät (mm. järjestelmään sisällytetyn viestityksen perusteella) auttamaan tutkijaa hänen tehtäviensä suorittamisessa ja esiin nousevien kysymysten ratkaisemisessa. Yliopiston johto saa tietoa siitä, millaista täydentävän rahoituksen tutkimus-hanketoimintaa on suunnitteilla ja meneillään sekä millaisia tuloksia yliopiston tutkimustoiminnasta syntyy.

Hanke-esityksessään tutkijan tulee kuvata JYU-affiliaatiolla toteutettavaksi suunniteltu hanke yksikön johdon hyväksyttäväksi.

Hanke-esityksen perusteella yksikön johto joko antaa luvan toimittaa kyseiseen hanke-esitykseen liittyvän rahoittajan ohjeen mukaisesti täytetyn rahoitushakemuksen rahoittaja-taholle tai epää hanke-esityksen.

Tutkimustietojärjestelmään merkitty hyväksyntä merkitsee yksikön johdon alustavaa sitoutumista mahdolliseen hanke-esityksen mukaiseen myönteiseen rahoituspäätökseen ja varautumista hankkeen toteutuksessa tarvittavaan resurssointiin (ml. mahdollinen JYU:n omarahoitusosuus). Huomaa, että sitoutuminen vahvistetaan myöhemmin (myönteisen rahoituspäätöksen tarkastelun jälkeen) Jyväskylän yliopiston ja rahoittajan välisellä sopimuksella tai henkilökohtaisen apurahan kyseessä ollessa apurahatutkijasopimuksella.

Tutkijoiden tutkimustietojärjestelmän käytöllä ja tekniseen tukeen antamalla palautteella on merkitystä yhteisömme tutkimuksen palvelutoiminnan kehittämisessä.

Kuinka luon ja tallennan luonnoksen hanke-esityksestäni?

Tutkimustietojärjestelmä mahdollistaa eri luonnosversioiden tallennuksen ja viimeiseen versioon palaamisen. Näin käyttäjällä on mahdollisuus muokata tietoja, kunnes hän päättää viimeistellä tiedot ja lähettää ne eteenpäin seuraavaa käsittelyvaihetta varten.

Ota huomioon järjestelmässä oleva automaattinen uloskirjaus –ominaisuus. Jos et ole täyttänyt tietoja 60 minuuttiin, järjestelmä antaa ennakkovaroituksen tulevasta uloskirjauksesta. Huomaa, että työskentelyn aikana on hyvä painaa silloin tällöin sivun alareunan "Tallenna luonnos" (Save as draft) –painiketta. Näin varmistat, että kirjaamasi tiedot tallentuvat järjestelmään.

Luo ja tallenna hanke-esitys -luonnos seuraavasti:

1. Aloita uuden hanke-esitys -luonnoksen lisääminen oikeasta yläkulmasta klikkaamalla sinisestä "Lisää uusi" (Add New Content) -painikkeesta ja valitsemalla kohta "Hanke-esitys" (Project proposal).
    
2. Avautuvassa näkymässä voit tarkastella valittavissasi olevia hanke-esitys -tyyppejä (täydentävän rahoituksen JYU-hanke, henkilökohtainen apuraha) pitämällä hiirtä hetken kunkin tyypin päällä. Kunkin tyypin osalta sinulle ilmestyy tällöin tyypin oikealle puolelle näkyviin ko. tyypin kuvaus.
    
3. Kun olet löytänyt sopivan hanke-esitys -tyypin, valitse se klikkaamalla kyseisen tyypin nimeä.
    
4. Valintasi avaa valintasi mukaisen hanke-esityksen täytettäväksesi. HUOM! Täydentäessäsi hanke-esityksen tietoja noudata lomakkeella olevia ohjeita! Sinun ei tarvitse täyttää esitystä kerralla, vaan voit tallentaa sen luonnoksena (painamalla sivun alalaidan Tallenna luonnos –painiketta). Näin voit jatkaa kyseisen hanke-esityksen muokkausta myöhemmin.
    
5. Täydennä heti luonnoksen alkuvaiheessa "Perustiedot" (Key information) -välilehdelle "Hankkeen nimi" (Project title), "Yksikkö" (Unit), "Hankkeen vastuullinen johtaja" (Principal investigator), hankkeen suunniteltu "Aloitusajankohta" (Start date), "Päättymisajankohta" (End date) ja "Rahoitushaun päättymisajankohta" (Call deadline).
    
   • Huomaa, että teet yksikön valinnan tiedekunnan ja laitoksen suhteen oikein eli sen mukaan kumman tason hanke-esityksestä on kysymys ja kenelle esityksen on ohjauduttava hyväksyttäväksi!
   • Huomaa, että yksikön valinta on tärkeä jo luonnoksen alkuvaiheessa, sillä mikäli et valitse yksikköä, yksikkösi project controller EI pääse katsomaan hanke-esitystäsi ja tarpeen vaatiessa avustamaan sinua Jyväskylän kirjanpitoon tulevan rahoituksen suunnittelussa.
   • Älä lisää project controller kohtaan "Henkilöt, jotka voivat muokata hanke-esityksen tietoja" (Persons who can edit project proposal), sillä heidän oikeutensa määräytyvät automaattisesti kohdan "Yksikkö" (Unit) kautta.
   • Huomaa, että itsesi lisääminen "Hankkeen vastuullinen johtaja" (Principal investigator) -kohtaan antaa sinulle oikeuden muokata hanke-esitysluonnostasi.
      
6. Tallenna hanke-esitysluonnoksesi painamalla sivun alalaidassa olevaa "Tallenna luonnos" (Save as draft) -painiketta. Näin loit hanke-esityksesi ensimmäisen luonnoksen tutkimustietojärjestelmään.

Miten varmistan järjestelmäilmoitusten saamisen sähköpostiini?

Jotta sinun ei tarvitse kirjautua järjestelmään käsittelyvaiheen seuraamista varten, toimi seuraavasti:

1. Klikkaa sivun oikeassa ylälaidassa näkyvää nimeäsi.
    
2. Valitse sinulle avautuvasta valikosta kohta omat asetukset.
    
3. Valitse viestiasetusten kohta sähköposti ja tallenna valintasi.

Jatka hanke-esityksen täyttämistä tai poistu järjestelmästä (kts. kohdan 2. valikon vaihtoehto Kirjaudu ulos).

Miten täydennän hanke-esitystäni?

Voit siirtyä suoraan hanke-esitykset näyttävään listaukseen valitsemalla vasemman reunan navigaatiolistasta vaihtoehdon "Hankkeet" (Projects) ja sen alta kohdan "Hanke-esitykset" (Project proposal). Tämän jälkeen valitse hanke-esityslistasta haluamasi hanke-esitys muokattavaksesi "Muokkaa"(Edit) -linkkiä painamalla.

Täydennä hanke-esitysluonnoksesi tietoja seuraavasti:

1. Lisää kohtaan "Henkilöt, jotka voivat muokata hanke-esityksen tietoja" (Persons who can edit project proposal) järjestelmässä olevista tiedoista muut tutkijat, joiden sallit päästä katselemaan ja käsittelemään hanke-esitystäsi (nämä henkilöt näkyvät myöhemmin hankkeen julkisissa tiedoissa). Henkilön lisääminen tapahtuu painamalla "+" -painiketta ja painamalla halutun nimen edessä olevaa "+" -painiketta. Lisäämällä muokkausoikeudet omaavia tutkijoita varmistat, että hanke-esityksesi ei jää toimittamatta, mikäli vastuullisena tutkijana olisit syystä tai toisesta estynyt siirtämästä tietoja asian käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Merkitse yhteyshenkilöksi se, jolta voi kysyä lisätietoja.
    
2. Virheen sattuessa voit poistaa ko. tiedon painamalla "Roskakori" (Recycle bin) -painiketta ja tekemällä tarvittavan lisäyksen kohdassa 1. kerrotulla tavalla.
    
3. Lisää kohtaan "Muut hankkeeseen liittyvät henkilöt" (Other persons) järjestelmässä olevista tiedoista JYU-tutkijat, joiden pitää näkyä hankkeen julkisessa portaalissa hankkeessa mukana olevina tutkijoina mutta jotka eivät saa muokata hanke-esitystä. Henkilön lisääminen tapahtuu edellä kohdassa 1. kuvatulla tavalla.
    
4. Lisää "Rahoittajat- ja yhteistyökumppanit" (Funders and partners) -välilehdelle rahoittajatiedot. Rahoittajatiedon lisääminen tapahtuu edellä kohdassa 1. kuvatulla tavalla. Muista täyttää lisättyyn rahoittajatietoon summa sille varattuun paikkaan!
    
5. Ennen taloustarkistukseen ja/tai johtajan hyväksyttäväksi lähettämistä hanke-esitykseen on liitettävä vähintään budjettiluonnos tai vastaavat tiedot sisältävä dokumentti (tutkimussuunnitelman luonnos, hankesuunnitelman luonnos). Myös muita tutkimuksen kannalta relevanttien dokumenttien (esim. aineistonhallintasuunnitelma) sisällyttämistä suositellaan (lopulliset versiot tarvitaan, jos hakemus saa rahoitusta - nämä kuuluvat hankkeiden arkistoitaviin dokumentteihin). Lisää kyseiset dokumentit "Rahoittajat- ja yhteistyökumppanit" (Funders and partners) -välilehdelle kohtaan "Dokumentit" (Documents) seuraavasti: 
    
   • Lue "Kansio" (Folder) -painikkeen yläpuolella oleva ohje ja noudata sitä. 
      
   • Paina "Kansio" (Folder) -painiketta ja etsi avautuvasta näkymästä kyseiseen asiaan liittyvä asiakirja tai muu dokumentti koneeltasi ja tuo se tutkimustietojärjestelmään.
      
   • Tuotuasi dokumentin, valitse taulukon kohdan "Asiakirjatyyppi" (Document type) -pudotusvalikosta tyypiksi dokumenttia kuvaava tyyppi.
      
   • Täydennä dokumenttiin liitettävää kuvausta omin sanoin (esim. ensimmäinen versio) taulukon kohdassa "Kuvaus" (Description).
      
   • Toteuta samalla tavoin muiden dokumenttien tuonnit järjestelmään sekä valitse taulukon kohdan "Asiakirjatyyppi" (Document type) -pudotusvalikosta tyypiksi kutakin dokumenttia kuvaava tyyppi ja täydennä kunkin dokumentin kuvausta omin sanoin kohdassa "Kuvaus" (Description).
      
   • Kun olet tuonut tarvittavat dokumentit, paina sivun alalaidassa olevaa "Tallenna luonnos" (Save as draft) -painiketta.

Miten siirrän hanke-esityksen yksikön johtajan päätöstä varten?

Tutkimustietojärjestelmässä asian käsittely tapahtuu siirtämällä käsillä olevan asian tiedot seuraavaa käsittelyvaihetta varten "Tallenna ja valitse vaihe" (Save & select status) -toiminnon kautta. Huomaa, että täysin JYU:n kirjanpitoon merkittävä rahoitus siirretään ensin Taloustarkistuksessa (For financial approval) vaiheeseen. Henkilökohtainen apuraha siirretään suoraan vaiheeseen Yksikön johtajan hyväksyttävänä (For approval by Head of Unit).

Valmistautuessasi siirtämään hanke-esityksesi seuraavaan käsittelyvaiheeseen toimi seuraavasti:

1. Tarkista silmäilemällä vielä kerran kaikkien tietojen ajantasaisuus sekä se, että kaikki tarvittavat liitteet ovat mukana. Mikäli löydät vielä jotain muokattavaa, tee tarvittavat muutokset ja paina uudelleen "Tallenna luonnos" (Save as draft) -painiketta.
    
2. Paina sivun alalaidassa olevaa "Tallenna ja valitse vaihe" (Save & select status) -painiketta.
    
3. Sinulle avautuu "Valitse vaihe" (Select status) -näkymä. Valitse avautuvasta näkymästä käsittelyn seuraava vaihe klikkaamalla haluttua vaihtoehtoa.
    
   • JYU-hanke-esitystä varten, valitse vaihtoehto "2. Taloustarkastuksessa". Tämä yhdessä alla olevassa kohdan 4. toteutuksen kanssa ohjaa hanke-esityksen project controllerin tarkistusta varten. Huomaa, mikäli project controller huomaa muutostarpeita, hän ottaa sinuun yhteyttä. Kun esitys on valmis, project controller siirtää esityksen yksikön johtajan päätöstä (hyväksyntää tai hylkäystä) varten vaiheeseen "3. Yksikön johtajan hyväksyttävänä".
      
   • Henkilökohtaista apurahahanke-esitystä varten, valitse vaihtoehto "3. Yksikön johtajan hyväksyttävänä". Tämä yhdessä alla olevassa kohdan 4. toteutuksen kanssa ohjaa hanke-esityksen suoraan yksikön johtajalle päätöstä varten.
      
4. Paina vaiheen valinnan jälkeen "Tallenna tiedot" (Save) -painiketta. Tällöin hanke-esityksesi siirtyvät valittuun käsittelyvaiheeseen.

Miten saan tiedon hanke-esitykseni täydentämispyynnöstä, hyväksymisestä tai epäämisestä?

Sinulle tulee tieto yksikön johtajan päätöksestä (hanke-esityksesi täydentämispyynnöstä, hyväksymisestä tai epäämisestä) seuraavasti:

• Mikäli olet ottanut sähköpostiviestinnän käyttöösi, sinulle tulee johdon päätöksestä sähköpostiviesti.
   
• Mikäli et ole ottanut sähköpostiviestintää käyttöösi, hanke-esityksen vaihe näkyy ainoastaan Converikseen kirjauduttuasi "Koontinäytön" (Dashboard) "Työlistalla" (To do).

Huomaa, mikäli johtaja on evännyt hanke-esityksesi, sinulla ei ole yksikön alustavaa sitoumusta eikä siten lupaa lähettää rahoitushakemusta rahoittajalle. 

Mitä teen yksikön johdon hyväksynnän saamisen jälkeen?

Kun olet saanut tutkimustietojärjestelmässä yksikön johdon hyväksynnän hanke-esityksellesi (esitys on vaiheessa 5. "Hyväksytty haettavaksi" (Approved for Submission), toimita rahoitushakemuksesi rahoittajalle sen ohjeiden mukaisesti ja liitä kyseinen rahoitushakemus mahdollisimman pian hanke-esitykseesi. Huomaa, että rahoittajataholle toimitetun rahoitushakemuksen budjetin maksimimäärä saa olla yksikön johdon hanke-esityksessä hyväksymä määrä. Mikäli jätetyn rahoitushakemuksen budjetti poikkeaa hyväksytyn hanke-esityksen budjetista, ota viipymättä yhteyttä project controller ja/tai esityksen hyväksyneeseen yksikön johtajaan.

Tallentamalla rahoitushakemuksen hanke-esityksesi liitteeksi varmistat, että yksikön johdolla on tieto hakemuksen jättämisestä. Tällöin yksikkö pystyy myös varautumaan sitoumuksensa mukaiseen mahdolliseen myönteiseen rahoituspäätökseen ja huomioimaan sen vaikutuksen yksikön talouden suunnittelussa ja ennakoinnissa.

Koska rahoittajilla on erilaisia tapoja ilmoittaa rahoituspäätöksistään, ota ennakolta selvää milloin ja kuinka saat rahoittajalta päätöksen rahoitushakemukseesi.

Mitä teen rahoittajalta saamani päätöksen jälkeen?

Yksikkö, yliopiston johto ja yliopistopalvelut tarvitsevat mahdollisimman pian tiedon rahoittajan rahoituspäätöksestä. Myönteiseen rahoituspäätökseen liittyvää tietoa tarvitaan mm. rahoituksen vastaanottoon liittyvää päätöksentekoa varten, sopimusneuvotteluja varten sekä hankkeeseen liittyvien palveluiden ja mahdollisten hankintojen valmistelua varten. Kielteiseen rahoituspäätökseen liittyvää tietoa tarvitaan yksikön sitoumusten sisällön vapauttamiseksi muuhun käyttöön.

Mikäli myönteinen rahoituspäätös poikkeaa järjestelmässä olevasta hanke-esityksestä tai/ja rahoittajalle jätetystä rahoitushakemuksesta, sinun tulee olla viivytyksettä yhteydessä project controlleriin tai henkilökohtaisen apurahan kyseessä ollessa yksikön johtoon jatkotoimenpiteitä varten. Kyseessä oleva poikkeama on esimerkiksi tapauksessa, jossa rahoituspäätöksessä myönnetty rahoitus on huomattavasti pienempi kuin haettu rahoitus.

Mikäli myönteisen rahoituspäätöksen tiedot vastaavat rahoittajalle lähetettyä rahoitushakemusta ja tutkimustietojärjestelmässä olevan hanke-esityksen tietoja, vie rahoittajalta saamasi rahoituspäätösasiakirja liitteineen (ml. rahoituksen käyttöehdot) Converiksen ao. hanke-esityksen liitteeksi mahdollisimman pian varmistaen samalla, että järjestelmän tiedot ovat ajan tasalla. Tällöin järjestelmästä lähtee tieto kirjaamoon asiakirjan virallista arkistointia varten. Järjestelmästä lähtee tieto myös hanke-esitykseen liitetylle project controllerille tai henkilökohtaisen apurahan kyseessä ollessa erillinen koonti sihteereille.

Mikäli sait kielteisen rahoituspäätöksen, vie rahoittajalta saamasi rahoituspäätösasiakirja Converiksen ao. hanke-esityksen liitteeksi mahdollisimman pian varmistaen samalla, että järjestelmän tiedot ovat ajan tasalla. Järjestelmästä välittyy tietoa kirjaamoon.

Mikäli sinulla on ongelmia Converiksen suhteen ota yhteyttä: converis-support@jyu.fi