Seurantaryhmä

Seurantaryhmä sekä seurantaryhmän tehtävät ja toimintaperiaatteet.

Sisällysluettelo

Kaikkia koskeva ohje seurantaryhmästä

Seurantaryhmä

Jyväskylän yliopiston hallituksen hyväksymien yliopiston tutkijakoulun toimintaperiaatteiden mukaisesti jokaisella Jyväskylän yliopiston tohtoriopiskelijalla tulee olla seurantaryhmä. Seurantaryhmän nimeää tiedekunta. Seurantaryhmän muodostaa vähintään yksi tohtorintutkinnon suorittanut henkilö, joka ei ole kyseisen tohtoriopiskelijan ohjaaja eikä ole läheisessä kytköksessä opiskelijan väitöstutkimukseen esimerkiksi yhteisartikkelin kirjoittajana tai tutkimustiedon tuottamisen mahdollistavassa roolissa. Seurantaryhmän jäsenet voivat olla myös yliopiston ulkopuolelta. 

Seurantaryhmä tapaa tohtoriopiskelijan ja hänen ohjaajansa vuosittain. Seurantaryhmän keskeisimpiä tehtäviä ovat tohtoriopiskelijan väitöstutkimuksen ja opintojen etenemisen seuranta ja tukeminen sekä tohtoriopiskelijan urasuunnittelun tukeminen. Tavoitteena on muodostaa ryhmä, jonka keskinäinen keskusteluyhteys on hyvä ja jonka keskusteluyhteyden opiskelijaan voidaan odottaa muodostuvan luontevaksi.

Tohtoriopiskelija kirjaa seurantaryhmänsä jäsenet ohjausasiakirjaansa.

Ohjausasiakirja
Jyväskylän yliopiston tutkijakoulun rakenne ja yleiset toimintaperiaatteet (Intranet UNO)

Seurantaryhmän nimeäminen

  • Seurantaryhmä nimetään ennen tohtoriopintojen aloittamista osana opiskelijaksi ottamisen prosessia.
  • Seurantaryhmä tulee nimetä myös sellaisille tohtoriopintonsa jo aloittaneille tohtoriopiskelijoille (pois lukien tohtoriopiskelijat, joiden opiskeluoikeus on passiivinen), joilla seurantaryhmää ei vielä ole tai joille nimetty seurantaryhmä ei ole enää käytettävissä.
  • Seurantaryhmän jäsenten ehdottaminen on ohjaajan tai tohtoriohjelman tehtävä. Myös tohtoriopiskelijan mielipidettä tulee kuunnella. Tavoitteena on muodostaa ryhmä, jonka keskinäinen keskusteluyhteys on hyvä ja jonka keskusteluyhteyden opiskelijaan voidaan odottaa muodostuvan luontevaksi.
  • Seurantaryhmän vahvistaminen on tiedekunnan tehtävä. Seurantaryhmistä päättää dekaani. Asiaa ei voi siirtää muiden tahojen päätettäväksi.
  • Tohtoriopiskelija dokumentoi seurantaryhmänsä (seurantaryhmän jäsenten nimet tai kuvaus siitä mikä taho toimii seurantaryhmänä) jatko-opiskelijan ohjausasiakirjaan, johon hän myös tarvittaessa päivittää seurantaryhmän kokoonpanossa tapahtuvat muutokset.

Seurantaryhmän tehtävät

Seurantaryhmän tehtävät on kuvattu ohjausasiakirjan liitteessä 1, ja ne ovat seuraavat: 

  • Tohtoriopintojen ja väitöstutkimuksen edistymisen tukeminen ja seuranta sekä tarvittaessa opinto- ja/tai tutkimussuunnitelman tarkentamiseen osallistuminen.
  • Tohtoriopiskelijan urasuunnittelun tukeminen ja keskusteleminen tohtoriopiskelijan kanssa tutkinnon jälkeisistä työllistymismahdollisuuksista.
  • Huomion kiinnittäminen siihen, että tohtoriopiskelijan opetuksen ja muiden tehtävien määrä on tarkoituksenmukainen enintään neljän vuoden tavoiteaika huomioiden (mikäli jatko-opiskelu on kokoaikaista) eikä estä valmistumista tavoiteajassa.
  • Tohtoriopintojen edistymisessä tai niiden rahoituksessa mahdollisesti ilmenevistä ongelmista informoiminen annettujen ohjeiden mukaisesti (tohtoriohjelman johtoryhmä tai laitoksen/tiedekunnan tohtorikoulutuksesta vastaavat henkilöt).
  • Ohjausasiakirjaan kirjatun ohjaajatiedon tarkistaminen vuosittaisessa seurantaryhmän ja tohtoriopiskelijan tapaamisessa.
Ohjausasiakirjan liite 1: Tohtoriopiskelijan, ohjaajan ja seurantaryhmän tehtävät

Tohtoriopiskelijoiden seurantaryhmät ja etenemisen seuranta: tutkijakoulun toimintaperiaatteita tarkentava ohje

Tutkijakoulun johtoryhmä on myös antanut tarkentavan ohjeen tohtoriopiskelijoiden seurantaryhmistä ja etenemisen seurannasta (ks. alla). 

Ongelma-, konflikti- ja ristiriitatilanteiden ratkaisu

Tohtorikoulutuksen aikana syntyviä ristiriitatilanteita ennaltaehkäistään ohjausasiakirja- ja seurantaryhmäkäytänteillä sekä osaamisen kehittämisen, tiedottamisen ja neuvonnan keinoin. Ristiriitatilanteet pyritään ratkaisemaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Tohtoriopiskelija keskustelee väitöstutkimuksestaan ja tohtoriopinnoistaan ohjaajiensa ja seurantaryhmänsä kanssa ohjauskeskusteluissa ja seurantaryhmän tapaamisissa. Seurantaryhmä informoi tohtoriohjelman yhteyshenkilöitä ratkaisemattomista ristiriitatilanteista. Jos ristiriitaa ei pystytä ratkaisemaan tohtoriohjelman tasolla, se siirretään tohtorikoulun ratkaistavaksi. Tohtoriopiskelija tai ohjaaja voi olla yhteydessä myös suoraan tohtoriohjelman tai tohtorikoulun yhteyshenkilöihin. Tutkijakoulun johtaja ja johtoryhmä toimivat tohtoriohjelmien ja tohtorikoulujen tukena ristiriitatilanteiden selvittämisessä.

Jos ristiriita koskee asiaa, jonka selvittämisestä tai ratkaisemisesta on määrätty erillisessä yliopistotasoisessa päätöksessä (esim. johtosääntö tai tutkintosääntö) tai yliopistolla on asian selvittämiseen tai ratkaisemiseen sopiva toimintamalli (esim. HTK-prosessi), toimitaan sen mukaisesti. 

(Jyväskylän yliopiston tutkijakoulun rakenne ja yleiset toimintaperiaatteet. Hyväksytty Jyväskylän yliopiston hallituksen kokouksessa 10.12.2021)

Tiedekuntien täydentävät ohjeet

Tiedekunnan tohtorikoulun tai tohtoriohjelma antaa tohtoriopiskelijoille ja ohjaajille tarkentavat ohjeet seurantaryhmien tapaamisten järjestämistä ja kulkua sekä tapaamisiin valmistautumista ja tapaamisten raportointia koskevista käytänteistä. 

Tohtoriopiskelijan, ohjaajan ja seurantaryhmän tehtävät

Tohtoriopiskelijan, ohjaajan ja seurantaryhmän tehtävät.