Lukuvuosi-ilmoittautuminen (OILI)
Tietosuojailmoituksen toimitustapa rekisteröidylle
Opiskelija saa tietosuojailmoituksen nähtäväksi ennen kirjautumista ilmoittautumisjärjestelmään. Opiskelijan saama linkki vie koostesivulle Tietosuojaselosteet - Opiskelijaksi-ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen - Eduuni-wiki.
Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?
Henkilötietojasi käsitellään Jyväskylän yliopistoon ilmoittautumiseen ja lukuvuosi-ilmoittautumiseen liittyvän palvelun järjestämiseen sekä ilmoittautumiseen liittyvien pakollisten sekä vapaaehtoisten maksujen keräämiseen. Tietoja siirretään OILI ilmoittautumisjärjestelmän ja Jyväskylän yliopiston välillä.
Henkilötietojen käsittelyperuste on tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6 artiklan 1 c) eli käsittely on tarpeen Jyväskylän yliopiston lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi (yliopistolaki (558/2009) 39 §).
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme sinusta seuraavia tietoja: etunimet, kutsumanimi, sukunimi, henkilötunnus, oppijanumero, osoitetiedot, äidinkieli ja asiointikieli, kansalaisuus, pohjakoulutustiedot, hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot, ilmoittautumis- ja maksutiedot, opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot. Hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot saadaan opintopolun opiskelijavalintarekisteristä ja ilmoittautumistiedot sekä ilmoittautumiseen liittyvät maksutiedot saadaan opiskelijalta itseltään. Opiskelijan voimassaolevat opiskeluoikeus ja lukuvuosi-ilmoittautumistiedot sekä tieto YTHS-maksun maksamisesta saadaan korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta (Virta).
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Yliopistossa henkilötietojasi käsittelevät ne työntekijät, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu.
Käsittelyä on ulkoistettu tietojenkäsittelysopimuksella CSC:lle, jonka kanssa yliopistolla on tietojenkäsittelysopimus.
Ilmoittautumistieto luovutetaan opintopolun opiskelijavalintarekisteriin ja Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnalle.
Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?
Ei siirretä.
Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?
Opiskelijarekisterissä lukuvuosi ilmoittautumiset ja maksut säilytetään pysyvästi: Ilmoittautumispäivä, ilmoittautumisen kohteena oleva ajanjakso sekä ilmoittautumisen tila, tiedot maksetuista ylioppilaskunnan jäsenmaksuista sekä tiedot maksetuista uudelleenkirjaamismaksuista.
Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
- Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.
Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Jyväskylän yliopisto edellyttää kouluttautumista kaikilta henkilötietoja käsitteleviltä. Henkilöstölle on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat ohjeet, joista on informoitu henkilöstöä ja jotka ovat jokaisen saatavilla.
Jokaisella tietojärjestelmällä ja henkilötietojen käsittelytoimella on vastuuyksikkö, jonka yhteystiedot on kerrottu tässä tietosuojailmoituksessa. Käyttäjien oikeudet ja käyttövaltuudet myönnetään vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Tietojärjestelmiä on käytössä tietojen käytön lokitus. Tietojärjestelmien tietoturvallisuutta arvioidaan säännöllisesti.
Yliopisto toteuttaa itsearviointeja tai tilaa kolmannen osapuolen auditointeja, joilla arvioidaan kumppaneiden ja/tai alihankintatahojen tietosuojan ja tietoturvan sekä riskienhallinnan tasoa. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa solmitaan tietojenkäsittelysopimukset tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.
Yliopisto toteuttaa tiloissaan kamera ja kulunvalvontaa.
Kaikki rikosepäilyt selvitetään viranomaistoimin (saatetaan poliisille tiedoksi ja tutkittavaksi).
Yliopisto toteuttaa tietoturvaa valtionhallinnon tietoturvakäytänteiden ja ISO 27000 –standardin mukaisesti. Voit halutessasi tutustua tarkemmin Jyväskylän yliopiston tietoturvaperiaatteisiin: https://www.jyu.fi/hallinto/strategia/periaatteet/tietoturvaperiaatteet_julkinen
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja Koulutuspalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.
Vastuuyksikön yhteystiedot:
Koulutuspalvelut
- opiskelijapalvelut@jyu.fi
- puh. 040 805 3346, 040 805 3091, 040 805 4340
Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297
Tutustu henkilötietojesi käsittelyyn opintojen aikana
Tietosuojailmoituksen päivitykset
Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 25.5.2018 alkaen. 6.7.2021 lisätty tieto siitä, miten tietosuojailmoitus toimitetaan rekisteröidylle sekä linkki opiskelijoiden tietosuojailmoitukseen.
