Tutkimustietojärjestelmä Converis ja TUTKA -tietosuojailmoitus

Miksi käsittelemme henkilötietojasi? 

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus on kokonaiskäsityksen muodostaminen yliopistolla tapahtuvasta henkilökunnan ja muiden yliopiston nimissä toimivien harjoittamasta tieteellisestä toiminnasta.

Tutkimustietojärjestelmän tietoja hyödynnetään yliopiston tietovarastossa yliopiston sisäisten ja ulkoisten tiedontarpeiden tyydyttämiseksi, kuten OKM:n julkaisutiedonkeruu. Kerättäviä tietoja hyödynnetään yliopiston ja sen eri yksiköiden toiminnan arvioinnissa, johtamisessa, kehittämisessä ja viestinnässä.

Tutkimustietojärjestelmä edistää avointa tiedettä ja rahoittajien vaatimuksia mm. mahdollistamalla julkaisujen rinnakkaistallentamisen ja tutkimusaineistojen metatietojen julkaisun JYX:iin ja Metaxiin.

Tutkimustietojärjestelmää hyödynnetään myös yliopiston asiantuntijoiden toiminnan ja ansioiden esille tuontiin (profiilitiedot, akateemiset pätevyydet, tutkimusaktiviteetit). Näiden tietojen kirjaus on pääosin vapaaehtoista, ellei yksikössä ole muuten linjattu esim. sisäisten raportointitarpeiden takia.

Tietoja voidaan käyttää myös tieteellisessä tutkimuksessa.

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja kuinka kauan? 

Henkilötietojen ja järjestelmään tallennettavien dokumenttien säilytysajat on määritelty yliopiston tiedonohjaussuunnitelmassa. Tuotoksiin (esim. julkaisut) liittyvät metatiedot säilytetään pysyvästi. Osan tiedoista (esim. julkisessa portaalissa näkyvät profiilitiedot tai nimikkeet) käyttäjä voi halutessaan piilottaa. Lisäksi julkisessa profiilissa näkyviä tietoja (esim. työtehtävien kuvaus) piilotetaan automaattisesti jos työsuhde tai muu affiliaatio on päättynyt. Affiliaatioiden perustiedot (nimi, nimike, JY-yksikkö) piilotetaan oletuksena vuoden kuluttua affiliaation päättymisestä.

Tutkimustietojärjestelmään tallennettavat tiedot voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin: 

• Perustiedot (etunimet ja sukunimi, kutsumanimi, sähköpostiosoitteet, käyttäjätunnus, identiteettinumero). Lähde: IDM.
• Affiliaatiotiedot (työsuhteen, jatko-opinto-oikeuden tai ei-työsuhteisen tutkijasopimuksen kesto tai vastaava hakemuksen deadlineen perustuva tieto yliopiston ulkopuoliselta hakijalta; nimike sekä affiliaation aikainen kutsuma- ja sukunimi). Lähde: tietovarasto (yhdistäen Mepcon ja Sisun tietoja) ja IDM.
• Profiilitiedot (kuvaus työtehtävistä, tutkimuskuvaus, ORCID-tunniste ja muita tutkijatunnisteita, web-sivu ja muita profiililinkkejä, tieteenalat, asiasanat, seurantakohteet, kuva ja muut liitetiedostot kuten CV). Täyttö on vapaaehtoista, mutta joissakin yksiköissä on sovittu seurantakohteiden keskitetystä tai automatisoidusta täyttämisestä esim. kustannuspaikan perusteella. Lisäksi ORCID-tunnistetta ja tieteenalaa käytetään kansallisessa henkilöstötiedonkeruussa.
• Akateemiset pätevyyvdet. Mepcoon merkityt dosentuurit siirretään automaattisesti tietovaraston kautta, muuten täytetään itse. Käyttäjä voi valita, näytetäänkö tiedot julkisessa portaalissa.
• Hanke-esitykset sisältävät sisältävät vastuullisen johtajan ja muiden täydentävään rahoitukseen (mukaan lukien henkilökohtaiset apurahat) merkittyjen henkilöiden nimet ja JY-yksiköt. Lisäksi hanke-esityksiin liitettävissä dokumenteissa (esim. budjetti, tutkimussuunnitelma, rahoitushakemus, rahoituspäätös) voi olla muita hankkeeseen liittyviä henkilötietoja. Hanke-esitysten näkyvyys on lyhyttä kuvausta lukuun ottamatta rajattu vain hankkeen toimijoille ja henkilöille, jotka työtehtäviensä puitteissa käsittelevät näitä tietoja (esim. yksiköiden johtajat, project controllerit, TIP). Hanke-esityksiä ei koskaan näytetä julkisessa portaalissa. Hakemukseen liittyvä vastuullinen johtaja kirjaa hanke-esitysten tiedot.
• Hanketietueet sisältävät vastuullisen johtajan ja muiden täydentävään rahoitukseen (mukaan lukien henkilökohtaiset apurahat) merkittyjen henkilöiden nimet ja JY-yksiköt. Lisäksi hankkeisiin liitettävissä dokumenteissa (esim. muutospäätös, projektiraportti) voi olla muita hankkeeseen liittyviä henkilötietoja. Hankkeiden perustiedot näytetään oletuksena julkisessa portaalissa. Yksityiskohtaisten tietojen tarkastelu on rajattu vain hankkeen toimijoille ja henkilöille, jotka työtehtäviensä puitteissa käsittelevät näitä tietoja (esim. project controllerit, talousasiantuntijat, kirjaamo). Perustelluista syistä (esim. tilaustutkimus, salassapitosopimus) hanke voidaan määritellä yksityiseksi. Hanketietueet perustuvat pääsääntöisesti hanke-esityksiin.
• JY-affiliaatiolla ilmestyneet julkaisut sisältävät tekijöidensä nimet ja JY-yksiköt (ulkopuolisten tekijöiden osalta vain nimet). Julkaisujen perustiedot ovat aina julkisia, vaikka tekijä olisi kieltänyt profiilinsa näkyvyyden (tällöin tekijän nimi voi näkyä julkaisun sivulla mutta ilman linkkiä profiiliin). Lisäksi järjestelmään tallennetaan tilapäisesti varsinaiset julkaisutiedostot ennen siirtoa JYX-julkaisuarkistoon. Julkaisutiedostot voivat sisältää tekijöiden muita henkilötietoja. Julkaisut kirjataan keskitetysti Avoimen tiedon keskuksen automaattiseurannan ja asiantuntijoiden ilmoitusten perusteella.
• Metatiedot tutkimusaineistoista, joissa JY-tutkijoita tekijöinä. Metatiedot sisältävät tekijöidensä nimet ja JY-yksiköt (ulkopuolisten tekijöiden osalta vähintään nimet ja valinnaisesti organisaation). Julkaistujen tutkimusaineistojen perustiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia. Tutkijat kirjaavat metatiedot itse.
• Tutkimusaktiviteetit (pääluokittain: Palkinto tai huomionosoitus; Esitelmät ja esitykset; Vertaisarviointi ja toimituksellinen työ; Jäsenyydet ja luottamustehtävät; Tapahtuman tai kokouksen järjestäminen; Medianäkyvyys ja popularisointi; Tieteellinen ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus; Arviointi; Tutkimustyön ohjaaminen, johtaminen ja rahoitus; Opinnäytteen ohjaus ja tarkastus; Muu opetusansio; Muu tutkimus- tai kehitystehtävä), joissa JY-asiantuntijoita mukana. Tutkimusaktiviteetit sisältävät tekijöidensä nimet ja JY-yksiköt (ulkopuolisten tekijöiden osalta vain nimet). Mukana voi olla myös aktiviteettiin liittyvien muiden haenkilöiden tietoja, kuten opinnäytteiden osalta ohjattavan nimi. Tutkijat kirjaavat tutkimusaktiviteettien tiedot ja voivat valita näiden näkyvyyden (julkinen; näytetään kirjautuneille; yksityinen) itse.
• Converiksen tietokanta sisältää aikaleimattua lokitietoa muutoksista ja dokumenttien latauksista. Lokitiedoissa on mukana tietojen muuttajan tai lataajan käyttäjätunnus. 

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Yliopiston sisällä pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu käyttöoikeuksin, joita myönnetään organisatorisen aseman ja työtehtävien perusteella, sekä perustelluista syistä yksikön johtajan vahvistamien tarpeiden perusteella. Käyttöoikeudet tarjoavat pääsyn henkilötietoihin lähtökohtaisesti rooliin liittyvien muiden tietojen kontekstissa (esim. julkaisujen tallentajat käsittelevät julkaisuihin ja project controllerit hanke-esityksiin ja hankkeisiin liittyviä tietoja). Vain teknisellä tuella (Digipalvelut) on pääsy kaikkiin järjestelmän tietoihin. Toisaalta tietyt henkilöiden perustiedot sekä muut julkisiksi tai kirjautuneille näkyviksi merkityt tiedot näkyvät järjestelmässä laajemmin, sekä osittain yliopiston verkkoon tai muuten avattujen rajapintojen (esim. julkaisulistat) tai raporttien (esim. Power BI) avulla.

Tutkimustietojärjestelmän julkisesti näytettävät tiedot ovat selattavissa järjestelmän portaalissa.

Lisäksi käyttämillämme palveluntarjoajilla on henkilötietojen käsittelijän asemassa pääsy henkilötietoihisi. Palveluiden tarjoajat eivät kuitenkaan käsittele henkilötietoja aktiivisesti, mutta niillä on pääsy henkilötietoihin ylläpitotehtävien hoitamiseksi.

Tutkimustietojärjestelmän toimittajalla (Clarivate Analytics) on pääsy rekisteröityihin tietoihin palvelun teknisen ylläpitämisen vuoksi. Pääsy on rajoitettu tapauskohtaisten ongelmatilanteiden selvittelyyn. Clarivate Analytics on sitoutunut noudattamaan Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-asetusta.