Aineistonhallintasuunnitelma

Aineistonhallinta on keskeinen osa tutkimuksen toteutusta. Aineistojen keruun, käytön, säilytyksen ja jatkokäytön suunnittelu selkeyttää ja tehostaa tutkijan ja tutkimusryhmän toimintaa. Suunnitelman osa-alueet varmistavat, että vaadittavat asiat tulevat huomioiduksi tutkimuksen kuluessa.

Useat tutkimusrahoittajat ja Jyväskylän yliopisto edellyttävät tutkijoilta aineistonhallintasuunnitelman laatimista. Aineistonhallintasuunnitelma on myös pakollinen liite tutkimuksen eettisessä ennakkoarvioinnissa.

Hyvällä aineistonhallinnan suunnittelulla voidaan myös varmistaa tutkimusaineistojen jatkokäytettävyys tutkimuksen jälkeen. Varmistat, että tutkimusaineistosi ovat korkealaatuisia ja FAIR-periaatteiden mukaisia eli sinun ja muiden löydettävissä (findable) ja saavutettavissa (accessible), teknisesti yhteentoimivia (interoperable) ja mahdollisimman uudelleenkäytettäviä (re-usable). Erityisesti henkilötietoja sisältävien aineistojen kanssa jatkokäyttö ja arkistointi ovat mahdollisia vain etukäteen suunnittelemalla ja huomioimalla tämä tutkittavien informoinnissa. 

Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa ja kattaa aineiston koko elinkaaren datan keruusta, tuottamisesta ja käsittelystä sen julkaisemiseen, arkistoimiseen tai hävittämiseen. Suunnitelma on elävä dokumentti, jota on tarkoitus täydentää ja päivittää tutkimushankkeen aikana. 

Jyväskylän yliopiston tutkimusdatapolitiikka edellyttää, että jokaiselle yliopistossa toteutettavalle tutkimushankkeelle laaditaan aineistonhallintasuunnitelma.

Perusmuotoisessa aineistonhallintasuunnitelmassa kuvataan

1. mitä aineistoja tutkimuksessa käytät, keräät ja tuotat,
2. miten huomioit lainsäädännön, tutkimusta ohjaavat eettiset periaatteet sekä aineistoa koskevat oikeudet
3. miten dokumentoit aineiston ja luot siitä metatiedot,
4. missä säilytät aineistoa tutkimuksen aikana ja miten takaat sen eheyden,
5. miten huolehdit aineistosta (arkistointi, julkaiseminen, hävittäminen) tutkimushankkeen päätteeksi sekä 
6. millaisia rooleja aineiston hallintaan liittyy sekä mitä resursseja kuvaamasi toimenpiteet vaativat.

Aineistonhallintasuunnitelman voi laatia seuraavia pohjia hyödyntäen. Englanninkielinen pohja sisältää sekä Suomen Akatemian että JYUn ohjeet. Suomenkielistä pohjaa voi käyttää esimerkiksi apurahahakemusten lisänä. Aineistonhallintasuunnitelma on mahdollista laatia myös DMPTuuli -työkalulla, mutta ko. työkalu ei sisällä Jyväskylän yliopiston tarkentavia ohjeita.

HUOMIO: EU-rahoitteisissa hankkeissa aineistonhallintasuunnitelma poikkeaa näistä suunnitelmapohjista, katso tarkemmat tiedot kyseisestä osiosta.  

Tutkimusaineistopalvelut tarjoavat neuvontaa ja koulutusta aineistonhallintasuunnitelmien laadintaan. Suomen Akatemian rahoittamille hankkeille suunnitelman tarkistaminen on pakollista. Neuvonta-ajan tai kysymykset suunnitelmaan voi lähettää tutkimusaineistopalveluihin researchsupport-osac@jyu.fi. 

Neuvonta Suomen Akatemian rahoittamille tutkimushankkeille

Suomen Akatemia edellyttää, että hankkeen vastuullinen johtaja (principal investigator, PI) lähettää hankkeen aineistonhallintasuunnitelman Akatemian sähköiseen SARA-asiointijärjestelmään kahdeksan (8) viikon kuluessa rahoituspäätöksen päivämäärästä.

Aineistonhallintasuunnitelman (DMP) lähettäminen on ehto rahoituksen vastaanottamiselle. Avoimen tiedon keskuksen Tutkimusaineistopalveluiden tulee kommentoida ja hyväksyä DMP ennen kuin se toimitetaan SARAan. Avoimen tiedon keskus tarjoaa myös apua ja neuvontaa suunnitelman laatimisesssa ja viimeistelemisessä. Sovi neuvonta-aika tai lähetä DMP kommentoitavaksi hyvissä ajoin. 

Tutkimusaineistopalvelut tukevat myös Suomen Akatemian rahoittamien tutkimusinfrastruktuurien aineistonhallintapolitiikan (Data Management Policy) rakentamisessa (Data management policy fo - Research Council of Finland). 

Tutkimusaineistojen hallinta -koulutus (4h)

Tohtorikoulutettaville tarkoitettu Tutkimusaineistojen hallinta -koulutus (4h) sopii kaikille, jotka haluavat tehdä aineistohallintasuunnitelmaa ohjatusti. Katso ajantasaiset tiedot toteutuksesta:  Tutkimusaineistojen hallinta -koulutus | Jyväskylän yliopisto. 

Väitöskirjatutkimukselle laaditaan aineistonhallintasuunnitelma, kun tutkimuksessa on mitä tahansa aineistoa. Aineistonhallintasuunnitelman tehtävänä on varmistaa, että tutkimuksessa tehdään oikeat ratkaisut aineiston keruusta säilyttämiseen, mahdolliseen jakamiseen ja lopuksi aineistojen avaamiseen. Huomioitavia asioita ovat muun muassa lainsäädännölliset vaatimukset, tutkimusetiikka, henkilötietojen käsittely, tietoturva, aineistoon liittyvät oikeudet ja aineiston käsittelyn digitaaliset työkalut. 

Jos tutkimuksesi tarvitsee eettisen ennakkoarvioinnin, aineistohallintasuunnitelma on pakollinen. Noudata silloin ennakkoarvioinnin ohjeita. 

Tohtoriopiskelijalle useimmiten paras ja helpoin tapa suunnitella tutkimuksen aineistonhallintaa on osallistua Tutkimusaineistojen hallinta -koulutukseen (4 h). Koulutuksen aikana käydään läpi keskeiset asiat ja tehdään yksinkertainen aineistonhallintasuunnitelma väitöskirjatutkimukselle. Huomaathan osallistua oikeaan koulutukseen (erikseen koulutukset tutkimukseen, johon osallistuu ihmisiä). Koulutus soveltuu osaksi Avoimen tiedon keskuksen LIBJ2002 Löydä hallitse ja julkaise tietoa -kurssia. Ajantasaiset koulutustiedot löytyvät sivulta Tutkimusaineistojen hallinta -koulutus | Jyväskylän yliopisto.

Jos et voi osallistua koulutukseen, voit tehdä aineistonhallintasuunnitelmasi myös käyttämällä tämän sivun valmiita pohjia ja niistä löytyviä JYUn ohjeita. Neuvoja ja henkilökohtaista ohjausta voi kysyä tutkimusaineistopalveluiden asiantuntijoilta researchsupport-osc@jyu.fi.

Lisätietoa EU-rahoitteisen hankkeen aineistonhallintasuunnitelmaan: EU-rahoitteisen hankkeen aineistonhallintasuunnitelma | Jyväskylän yliopisto. EU-rahoitteisessa hankkeessa ole yhteydessä Avoimen tiedon keskukseen researchsupport-osc@jyu.fi.

Alla olevista laatikoista löydät linkit tarkempiin osiokohtaisiin ohjeisiin.