Kyselyt, haastattelut ja litterointi

Researchvideo on Jyväskylän yliopistossa kehitetty palvelu tutkimuksen aikaiseen video- ja ääniaineiston hallintaan. Se soveltuu tietoturvansa puolesta myös sensitiivisen aineiston käsittelyyn.

Palvelu tuottaa automaattisen litteroinnin suomeksi, englanniksi ja lukuisilla muilla kielillä. Tämä voi säästää merkittävästi tutkijan työaikaa!

Voit käyttä Researchvideo-palvelua kahdella tavalla:

Vaihtoehto 1: Taltioi aineistoa MyJYU AI Transcription -mobiilisovelluksella

Voit kerätä aineiston MyJYU AI Transcription -mobiilisovelluksella, joka toimii nauhurin tavoin. Nauhurista äänitteet siirtyvät Researchvideoon, jossa tiedostojen käsittely tapahtuu henkilökohtaisella My Media -sivullasi.

Vaihtoehto 2: Tiedostojen lataaminen Researchvideoon käsin

1. Jos aineistosi koostuu videoista tai teet haastatteluja etäyhteydellä (esim. Zoomissa), voit ladata tiedostot tietokoneeltasi tai muulta tallennuslaitteelta Researchvideoon litterointia varten. Tätä varten sinun tulee tilata erillinen Researchvideo-projektitila, jossa voit työstää aineistoasi.

Jos tallenne ja litteraatti eivät sisällä arkaluonteista tietoa tai muuten vaadi säilyttämistä Researchvideossa, voit ladata ne ulos palvelusta tutkimuksellesi paremmin soveltuvaan työskentely-ympäristöön, kuten JYU:n verkkolevylle tai Nextcloud-, OneDrive- tai Teams-palveluun. Katso Tutkimusaineistojen tallentaminen tutkimuksen aikana -ohjeet.

Researchvideo- ja MyJYU AI Transcription -palveluiden tilaus- ja käyttöohjeet

Katso myös:

• Interaktiivinen ohje MyJYU AI Transcription -käyttöoikeuksien tilaamiseen (Thinglink)

Ongalmatilanteissa voit ottaa yhteyttä HelpJYU-lomakkeilla:

• Yhteydenotto MyJYU AI Transcription -palveluun liittyen
• Yhteydenotto Researchvideo-palveluun liittyen

Researchvideo-projektitilan tilaaminen on suositeltavaa, mikäli äänitteet tai videot sisältävät arkaluonteisia tietoja, kuten erityisiin henkilötietoryhmiin lukeutuvia tietoja tai salassa pidettäviä tietoja (esim. rikostiedot, sosiaalipalveluiden asiakkuus, yrityssalaisuudet).

Tarvitset Researchvideo-projektitilan MyJYU AI Transcription -mobiilisovelluksen sijaan myös seuraavissa tilanteissa:

1. nauhoitteet ovat jo olemassa (esim. teet etähaastatteluita Teamsilla tai Zoomilla ja haluat teettää näistä litteraatiot),
2. nauhoitteiden täytyy olla muussa kuin MP3-tiedostomuodossa ja/tai
3. sinun on tarpeen tallentaa myös videokuvaa, eikä pelkkä äänite riitä tutkimuksen tarkoituksiin.

Projektitila toimii sekä aineiston elinkaaren että pääsynhallinnan välineenä. Eri aineistokokonaisuudet kannattaa jakaa omiin projektitiloihinsa silloin, jos aineistojen elinkaaret eroavat toisistaan (esim. osaa aineistoista säilytetään pidempään, osa tuhotaan aikaisemmin) tai jos aineistokokonaisuuksilla on eri käsittelijät.

Researchvideo-projektitilan tilausohjeet

Mikäli tutkimusaineistosi ei ole arkaluonteista siinä mielessä, että se sisältäisi erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai salassa pidettäviä tietoja, et välttämättä tarvitse Researchvideo-projektitilaa.

1. Jos tällaisen ns. perustason henkilötietoja sisältävän aineiston nauhoittamiseen riittää pelkän ääninauhurin käyttö ja tiedostomuoto voi olla MP3, suosittelemme, että keräät aineiston MyJYU AI Transcription -mobiilisovelluksella ja säilytät ja jaat sen JYU:n tarjoamissa palveluissa. Nextcloud, JYU:n O365-ohjelmistopaketin OneDrive sekä U:- ja S:-verkkolevyt soveltuvat sellaisenaan ei-sensitiivisen aineiston säilyttämiseen.
2. Aineiston keräämiseen, säilyttämiseen ja litterointiin voit käyttää myös esimerkiksi MS Teamsia. Tietoturvan kannalta on tärkeää, että käytät palvelua JYU-tunnuksillasi.

Lue lisää yliopiston tallennusratkaisuista: Tutkimusaineistojen säilyttäminen tutkimuksen aikana

MyJYU-sovellus on 10.3.2025 alkaen päivitetty versioon, joka edellyttää laitetason biometristä tunnistautumista (sormenjälkitunnistautuminen tai kasvojen tunnistus) ennen nauhurin käyttöä. Ennen nauhoittamisen aloittamista tarkista, että

• puhelimeesi on asennettuna uusin versio MyJYU-sovelluksesta ja
• biometrinen tunnistus on käytössä.
  • Biometrisen tunnistuksen voi ottaa käyttöön laitteen omista asetuksista. Lue lisää: MyJYU AI Transcription – Biometrisen tunnistuksen käyttöönotto laitteella

MyJYU AI Transcription soveltuu myös arkaluonteisen aineiston tallentamiseen, jos puhelimesi käyttöjärjestelmä on päivitetty uusimpaan versioon ja tukee viimeisimpiä järjestelmäpäivityksiä. Sovellus ilmoittaa sinulle, jos laitteeseesi ei ole asennettu riittävän uutta järjestelmäversiota.

Jos sinun tarvitsee tallentaa ja litteroida arkaluonteista aineistoa, mutta laitteesi ei tue uusimpia järjestelmäpäivityksiä tai biometristä tunnistautumista, voit toteuttaa nauhoituksen Zoomilla noudattaen JYU:n turvallisuusohjeita.

Lue lisää: Tietoturvaohjeet: Ohjeita Zoomin käyttöön tutkimushaastatteluiden tallentamisessa (Intranet Uno)

Myös opiskelijat voivat käyttää MyJYU AI Transcription -palvelua arkaluonteisen aineiston nauhoittamiseen ja litterointiin, mikäli heidän laitteensa järjestelmäpäivitykset ja MyJYU-sovelluksen päivitys ovat ajan tasalla.

Toisiolain alaisia sosiaali- ja terveystietoja ei saa käsitellä MyJYU AI Transcription ja Researchvideo -palveluiden muodostamssa järjestelmäkokonaisuudessa. Huomaa, että valtaosa uusista tutkimusta varten tuotetuista aineistoista ei ole toisiolain alaista aineistoa, vaikka ne sisältäisivätkin esimerkiksi terveystietoja.

Roolin vaihtuminen ei vaikuta palveluiden käyttöön, kunhan yliopiston käyttäjätunnuksesi pysyy voimassa. Käyttöoikeuksiisi ei tule katkosta, vaikka roolisi muuttuisi esimerkiksi työsuhteisesta tutkijasta apurahatutkijaksi. Voit edelleen käyttää MyJYU AI Transcriptionia ja Researchvideota, hyödyntää aiemmin luotuja tallenteita sekä tuottaa uutta sisältöä.

Huomioi kuitenkin, että roolin muutos voi vaikuttaa MyJYU AI Transcription -tilausprosessin kulkuun, esimerkiksi silloin kun teet uuden tilauksen saadaksesi lisää litterointikiintiötä. Jos et ole henkilökunnan jäsen, saatat jatkossa tarvita tilauksellesi hyväksynnän ohjaajalta, hankkeen vastuulliselta tutkijalta tai kurssin opettajalta. Se, voiko käyttäjä hyväksyä tilauksensa itse vai täytyykö tilaus hyväksyttää toisella henkilöllä, riippuu siitä, mikä rooli käyttäjällä on yliopistossa ja millaiset oikeudet käyttäjätunnukseen on liitetty.

Joissain tilanteissa voi olla tarpeen ladata Researchvideossa säilytettävää aineistoa ulos palvelusta, esimerkiksi

1. aineistoa siirretään analyysisovellukseen, kuten Atlas.ti-palveluun,
2. litteraatit tai pseudonymisointi teetetään tai tarkistetaan JYU:n ulkopuolisella taholla, tai
3. usealla henkilöllä on tarve työstää aineistoa samaan aikaan (esim. litteraatioiden analysointi).

Näissä tilanteissa on kiinnitettävä erityistä huomiota aineiston tietoturvalliseen siirtoon ja säilyttämiseen.

Tarvittavia toimenpiteitä

• Kun lataat aineistoa ulos Researchvideosta, sitoudut säilyttämään ja käsittelemään aineistoa tietoturvallisesti.
• Varmista, että selaimesi lataa aineiston paikallisesti C-asemalle sijaintiin, joka ei synkronoidu pilvipalveluihin.
• Pidä aineiston paikallinen säilyttäminen mahdollisimman väliaikaisena ja suojaa aineisto esimerkiksi Cryptomator-ohjelmalla salaamalla, mikäli mahdollista.
• Mikäli aineistoa on tarpeen lähettää ulkopuoliselle toimijalle (esim. litterointiyritys), suojaa aineisto ennen lähettämistä esimerkiksi 7-Zip-ohjelmaa käyttämällä (kysy tarvittaessa ohje tähän OSC:n Tutkimusaineistopalveluista)

Huom! Muista aina hävittää aineiston kopiot, kun niitä ei tarvita ja tyhjennä laitteen roskakori. Tarvittaessa ylikirjoita aineiston säilyttämistä varten käyttämäsi tallennustila (tämä voi sovelluksesta riippuen olla tarpeen tehdä ennen tiedoston poistoa). JYU:n työkoneiden tallennustilan tyhjentämisestä huolehtivat digipalvelut. Ole yhteydessä OSC:n Tutkimusaineistopalveluihin, mikäli tähän liittyen ilmenee kysyttävää.

Englanniksi

MyJYU AI Transcription mobile application and the Researchvideo environment form a secure infrastructure for managing audio, video and transcriptions research data. It includes AI-based transcription and translation performed locally on a research-dedicated server cluster (rc.jyu.fi) at the University of Jyväskylä’s data center, optimized for GPU-based and CPU-based processing of large datasets. The infrastructure ensures high performance, data security, integrity, and reliable data lifecycle management, making it ideal for sensitive research data. All data are encrypted using modern methods to protect participant privacy throughout the research process. Researchers’ access to the backend (rc.jyu.fi) requires strong identity verification and two-factor authentication.

Suomeksi

MyJYU AI Transcription -mobiilisovellus ja Researchvideo-ympäristö muodostavat tietoturvallisen infrastruktuurin ääni-, videodatalle sekä transkriptioiden hallintaan. Infrastruktuuriin sisältyy tekoälypohjainen transkriptio- ja käännöstoiminto, joka suoritetaan paikallisesti Jyväskylän yliopiston datakeskuksessa sijaitsevassa tutkimuskäyttöön varatussa palvelinklusterissa (rc.jyu.fi). Klusteri on optimoitu suurten aineistojen GPU- ja CPU-pohjaiseen käsittelyyn. Infrastruktuuri takaa korkean suorituskyvyn, tietoturvan, tietojen eheyden ja luotettavan aineiston elinkaaren hallinnan, mikä tekee siitä ihanteellisen arkaluontoisen tutkimusaineiston käsittelyyn. Kaikki aineistot salataan nykyaikaisin menetelmin osallistujien yksityisyyden suojaamiseksi koko tutkimusprosessin ajan. Tutkijoiden pääsy taustajärjestelmään (rc.jyu.fi) edellyttää vahvaa henkilöllisyyden varmistamista ja kaksivaiheista tunnistautumista.

Olemassa olevaa tai loppunutta haastattelu- ja litterointikiintiötä ei pysty lisäämään, vaan on tehtävä uusi MyJYU AI Transcription -tilaus. Kaikki MyJYU:lla tallentamasi äänitiedostot tulevat kuitenkin saataville omalle My Media -sivullesi Researchvideossa, kun olet lähettänyt ne puhelimestasi litteroitavaksi.

MyJYU AI Transcription -palvelun tilaus- ja käyttöohjeet

MyJYU AI Transcription -litterointioikeus on voimassa 180 päivää (noin 6 kuukautta) sen myöntämisestä. Sovelluksesta litteroitavaksi lähetetyt tiedostot säilyvät Researchvideon My Media -sivulla 180 päivää tallennuspäivästä. Tänä aikana voit ladata aineiston johonkin JYU:n tarjoamista turvallisista säilytysratkaisuista:

• Ei-sensitiivisen aineiston säilyttämiseen soveltuvat Nextcloud, JYU:n O365-ohjelmistopaketin OneDrive sekä U:- ja S:-verkkolevyt.
• Jos aineistosi sisältää arkaluonteisia tietoja, kuten erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tai salassa pidettäviä tietoja (esim. rikostiedot, sosiaalipalveluiden asiakkuus, yrityssalaisuudet), tarvitset pidempiaikaiseen säilyttämiseen erillisen Researchvideo-projektitilan.