Kokoelmat käyttäjiä varten – tasapainottelua hankintaympäristön muutoksissa

Tarvekeskeinen hankinta – Just in time

Tarvekeskeinen tietoaineistojen hankinta pohjautuu kirjastoissa mm. reaaliaikaiseen kysyntään (esimerkiksi kirjojen varausjonojen tarkkailuun), asiakkaiden tekemiin pyyntöihin ja käyttötilastojen tuottamaan tietoon. Teknologinen kehitys on mahdollistanut erityisiä e-kirjojen tarvekeskeisiä hankintamalleja kuten DDA (Demand-Driven Acquisition) ja EBA (Evidence Based Acquisition), joissa kummassakin kirjaston asiakkaille avataan pääsy suureen määrään e-kirjoja, ja joissa nimekkeet ostetaan osaksi kokoelmia tietyntyyppisen käytön mukaan (DDA) tai laajemman kausittaisen arvioinnin ja käyttötilastojen antamien tietojen (EBA) perusteella. 

Tietoaineistojen hankintaa tekevien asiantuntemuksen pääpaino on siirtynyt sisällöistä esimerkiksi erilaisten käyttöoikeuksien ja lisenssien tuntemukseen, sekä e-aineistojen elinkaaren hallintaan.

Tarvekeskeistä hankintaa kuvataan usein Just in time -ajattelutapana, jolloin jokainen tietoaineisto hankitaan ajankohtaiseen ja varmaan tarpeeseen. 

Varsinkin e-aineistot saadaan hankinnan jälkeen asiakkaiden käyttöön yleensä todella nopeasti, jopa tunneissa. Tarvekeskeinen tietoaineistojen hankinta on ollut korkeakoulukirjastoissa käytössä jo pitkän aikaa. Toisilla se saattaa olla merkittävin hankintastrategia, toisilla taas pienemmässä roolissa. Yhtä kauan kuin tarvekeskeinen hankinta on ollut käytössä, on varmasti keskusteltu myös siitä, miten se vaikuttaa kokoelmien muodostumiseen ja pitäisikö siitä olla huolissaan. 

Ennen nykyistä toimintatapaa kirjaston asiantuntijoilla oli yleisesti ottaen merkittävämpi rooli kirjallisuuden sisältöjen valinnassa ja myös eri tieteenalojen tasapuolinen huomioon ottaminen kokoelman muodostumisessa painottui enemmän. Kärjistäen tuloksena saattoi olla korkealaatuinen ja eri tieteenalojen näkökulmasta tasapuolinen kokoelma – ja Just in case -tilanne, jolloin osa kirjallisuudesta ehkä jäi jopa käyttämättä.

Tarvekeskeisen hankinnan haaste on tapauskohtaisuus; onko kirjallisuudelle enää hankintaehdotuksen tekijän jälkeen kenellekään muulle käyttöä? Lisäksi tarvekeskeisen hankinnan myötä kokoelmat tai ainakin niiden tietyt osat kehittyvät täysin kirjaston asiakkaiden ehdolla, joskus jokin tietty tieteenala erityisesti korostuen. Yhä niukkenevien hankintabudjettien ja kallistuvien e-aineistojen tilanteessa tarvekeskeinen hankinta kuitenkin mahdollistaa sen, että kirjasto suuntaa resurssinsa mahdollisimman vaikuttavasti. 

Kirjasto siis tekee tietoisia valintoja ja rakentaa kokoelmia tunnistettujen tiedontarpeiden pohjalta sen sijaan, että aineistoja hankittaisiin vain ennakoidun mahdollisen käytön varalta.

Sirpaloituva ja alati muuttuva kokoelma?
 

Tarvekeskeisen hankinnan muovaavia kokoelmia haastaa tänä päivänä myös tietoaineistojen pysyvyys kokoelmissa – tai pysyvyyden puute. Kirjastoissa mielellään hankitaan e-kirjoja kertaostoina, eli pysyvästi omiin kokoelmiin. Myös e-lehtien osalta pidetään tärkeänä oikeutta päästä arkistoihin tilausjakson päättymisen jälkeenkin. Samaan tapaan kuin painetun aineiston osalta. Näin kirjasto voi myös toteuttaa omaa kokoelmanhallintaa ja tehdä poistoja kokoelmankäytön kannalta oleellisin, harkituin perustein.

Tätä kirjoittaessa on kuitenkin tiedossa, että merkittävä e-aineistojen tarjoaja ProQuest on lopettanut kertaostojen myynnin, ja heiltä saa jatkossa e-kirjoja ja lehtiarkistoja vain tilauspohjaisesti, jolloin tarvittu kirjallisuus maksetaan joka tilauskauden jälkeen uudestaan. Tällä mallilla hankittu kirjallisuus voi pahimmillaan hävitä kokonaan kokoelmista silloin kun budjetti kiristyy tarpeeksi.

Tieteellisiä lehtiä myydään usein tietokantapaketteina, jolloin tarvittavien lehtien lisäksi saadaan usein paljon tarpeettomia nimekkeitä. Nimekkeiden pysyvyys paketissa on vaihtelevaa ja pääsy arkistoihin tilauskauden jälkeen voi olla epävarmaa. Tämä, ja korkeat tilauskustannukset, ovat saaneet korkeakoulukirjastot ottamaan avukseen erilaisia artikkelien välityspalveluita. Välityspalveluiden kautta asiakkaat saavat käyttöönsä tarvitsemansa artikkelit pienemmillä kustannuksilla ja kirjasto välttyy maksamasta muutoin ehkä kalliin ja vähällä käytöllä olevan lehden tilauksesta. Välityspalvelun kautta kulkevat artikkelit eivät kuitenkaan tallennu kirjaston kokoelmiin.

Jatkuva hankintakustannusten nousu on saanut jotkut korkeakoulukirjastot siirtämään painopistettä varsinkin painetun aineiston hankinnasta kaukolainaukseen. Tällöin hankintaehdotukset ohjataan ensisijaisesti kirjaston kaukopalveluun, joka kartoittaa pyydetyn aineiston saatavuuden kansallisessa ja kansainvälisessä kirjastoverkossa. Aineisto pyydetään lainaksi, eikä sitä osteta omiin kokoelmiin. Isossa mittakaavassa kaukopalvelumaksut ovat maltillisempia kuin uuden aineiston hankintakustannukset. Omiin kokoelmiin eivät kaukolainat luonnollisesti jää.

Korkeakoulukirjastoissa puhutaankin yhä enenevässä määrin tietoaineistojen saatavuudesta. Sillä tarkoitetaan sitä, että pystytään oikea-aikaisesti vastaamaan asiakkaan tiedontarpeeseen niillä keinoin, jotka tapauskohtaisesti ovat kustannustehokkaimpia. Olipa lopputuloksena sitten aineiston hankinta omaksi, käyttöoikeuden tai kopion tilaaminen, tai vaikkapa kaukopalvelu.

Myös pysyvät kokoelmat ovat kuitenkin edelleen tärkeitä ja tänä päivänä niiden merkitys korostuu entisestään. Ne tarjoavat korkeakouluissa tehtävälle tutkimukselle ja opetukselle luotettavat ja pysyvät resurssit. Ne helpottavat pitkän aikavälin kustannusten ennustettavuutta. Kokoelmat ovat myös tärkeä osa tutkimuksen infrastruktuuria. Ilman niitä menneisyyttä olisi vaikeampi tutkia ja sen virheistä oppia.

Jyväskylän yliopiston kirjaston kokoelmat

Jyväskylän yliopistossa tehtävän tutkimuksen ja opetuksen tarpeet muodostavat perustan kirjaston tietoaineistojen hankinnalle. Kirjasto hankkii aineistoja ostamalla niitä osaksi kokoelmia tai maksamalla käyttölisenssin. Tietoaineistojen hankintamenot vuonna 2025 olivat yhteensä noin 2,89 milj. € ja niistä 98 % käytettiin elektroniseen aineistoon.

Kirjaston tutkimuskirjallisuuskokoelma muodostuu lähes täysin tarvekeskeisesti. Se tapahtuu yliopistoyhteisöön kuuluvien asiakkaiden tekemien hankintaehdotusten perusteella. 

Lisäksi käytössä on Ebscon DDA-hankinta, ja sopivaa EBA-hankintamallia etsitään aktiivisesti. Painopisteen voimakasta siirtymistä hankinnasta kaukopalveluun ei ole tapahtunut. Myöskään erillistä artikkelien välityspalvelua ei ole otettu käyttöön. Olemassa olevia palveluita on kuitenkin kartoitettu ja sellaisen käyttöönottaminen on melko todennäköistä. Kurssikirjallisuus hankitaan opetussuunnitelmien mukaisesti.

Sekä tutkimus-, että kurssikirjallisuuskokoelman osalta pyritään tällä hetkellä mahdollisimman kustannustehokkaisiin ja pysyviin ratkaisuihin. Merkittävä rooli on myös avoimen tieteen aineistoilla eli Open Access -kirjoilla ja -artikkeleilla. OA-aineistojen tarjoamia mahdollisuuksia erityisesti kurssimateriaalina nostetaan esiin aina kun mahdollista.

Jyväskylän yliopiston kirjastolla on myös merkittäviä kokoelmia, joiden karttuminen ei ole tarvekeskeistä, ja joiden aineisto on lähtökohtaisesti pysyvää. Kirjasto on yksi Suomen kuudesta vapaakappalekirjastosta ja vapaakappalekokoelma eli Fennica on lakisääteisesti karttuva ja säilytettävä suomalaisen julkaisutuotannon arkistokokoelma. Jyväskylän yliopiston kirjaston kokoelmassa on painettua aineistoa 1800-luvun alusta nykypäivään. 

Lisäksi Lähde-rakennuksessa sijaitsevassa Digiarkistossa on mahdollista lukea, katsella ja kuunnella sellaisia digitaalisia vapaakappaleaineistoja, jotka eivät ole verkossa vapaasti saatavilla. Digitaaliset vapaakappaleaineistot ovat Kansalliskirjaston tallettamaa, lakisääteisesti luovutettavaa ja säilytettävää sähköistä aineistoa, esimerkiksi kirjoja ja lehtiä, virallisjulkaisuja, karttoja ja nuotteja.

Vapaakappalekokoelman lisäksi kirjastolla on pysyviä erikoiskokoelmia. Ne sisältävät esimerkiksi harvinaiskirjoja, kuten keskiaikaisia inkunaabeleita, tai yliopiston historialle merkittävien yksityishenkilöiden kokoelmia.

Jyväskylän yliopiston kirjasto on osa Avoimen tiedon keskusta, samoin kuin yliopiston tiedemuseo. Yhdessä kirjaston, tiedemuseon ja avoimen tieteen kokoelmat muodostavat ainutlaatuisen kokonaisuuden. Kirjastolla ja museolla on yhteinen kokoelmaohjelma, joka ohjaa kokoelmien hallinnointia, kehittämistä ja käyttöä. Lisäksi Jyväskylän yliopiston kirjasto on osa kansallista ja kansainvälistä kirjastoverkkoa. Kirjastoverkon rooli omien kokoelmien täydentäjänä on merkittävä.

Muuttuva ympäristö, pysyvä tehtävä

Toimintaympäristö elää ja muuttuu koko ajan. Samoin tekevät kokoelmammekin. Viimeisin konkreettinen muutos liittyy Kuopiossa sijaitsevaan Varastokirjastoon. Vielä hetki sitten Varastokirjasto miellettiin kaikkien kotimaisten kirjastojen yhteiseksi, ja sen kokoelmat osaksi omia kokoelmia. Varastokirjastoon lähetettiin säännöllisesti aineistoa omista kokoelmista ja JYKDOK Finna -asiakasliittymän kautta oli mahdollista tehdä sieltä kaukolainatilauksia ilmaiseksi. Varastokirjasto siirtyi kuitenkin vuonna 2025 osaksi Kansallisarkistoa ja sen palvelut muuttuivat maksullisiksi alkuvuodesta 2026. Tämän muutoksen kaikkia vaikutuksia on vielä vaikea arvioida, mutta selvää on, etteivät Kuopiossa olevat kokoelmat ole enää yhtä sujuvasti saatavissa ja käytettävissä kuin aikaisemmin.

Yksi asia voidaan kuitenkin mieltää pysyväksi. Yliopistoyhteisön jäsenten tiedontarpeet ovat myös tästä eteenpäin tietoaineistojen hankinnan ja kokoelmien ylläpidon tärkein lähtökohta. 

Kirjaston kokoelmat ovat yliopistossa työskenteleviä tutkijoita, opettajia ja opiskelijoita sekä kaikkia tiedontarvitsijoita varten. Riippumatta taloudellisista tai poliittisista olosuhteista, tai siitä, millaisia teknologisia välineitä kokoelmien sisältöjen suhteen on jatkossa käytettävissä, kokoelmat ovat aina käyttäjiä ja käyttämistä varten.

Hankintaehdotuslomake

Teksti: Kirsi Laasasenaho, palvelupäällikkö
Kuva: Skye Studios/Unsplash.