Ropotti - yliopiston tehokas yötyöläinen

Ropotiksi nimetty automaattinen julkaisuharava on korvaamaton kumppani julkaisutietoja Converikseen tallentaville. Se tunnistaa tehokkaasti Jyväskylän yliopiston nimissä tehdyt julkaisut ja toimittaa jokaisesta löytämästään julkaisusta erillisen ilmoituksen julkaisutallentajille eli CRIS-tiimille. Ropotti hakee päivittäin Jyväskylän yliopiston affiliaatiolla tehdyt uudet julkaisut. Tarkemmin sanottuna Ropotti tekee yövuoroa, se hoitaa oman osuutensa pikkutunneilla. Tämä takaa sen, että työpäivän alkaessa julkaisuilmoitukset ovat valmiina odottamassa julkaisukirjaajia.

Ropotti hakee päivittäin Jyväskylän yliopiston affiliaatiolla tehdyt uudet julkaisut. 

JYU-affiliaation lisäksi Ropotti hakee tietokannoista myös Converikseen tallennettuja henkilönimiä. Tämä auttaa löytämään sellaisia julkaisuja, joiden kotiorganisaation tiedoissa on puutteita tai vaihtelua. Ropotti käyttää erillistä tekoälytyökalua, joka varmistaa, että löytynyt tekijänimi liittyy todelliseen JYU-affiliaatioon. Ropotin erityyppiset haut varmistavat sen, että mahdollisimman suuri osa yliopiston julkaisuista tunnistetaan automaattisesti, eikä haravaan toisaalta tartu muiden organisaatioiden julkaisuja.  

Vuonna 2017 työnsä aloittanut ensimmäinen julkaisuharava, Ropotti 1.0, käytti Crossref-tietokantaa. Alkuvuodesta 2026 käyttöön otettu Ropotti 2.0 hyödyntää Crossrefin lisäksi useita muita tietokantoja. Ensimmäisen version koodasi Avoimen tiedon keskuksessa Janne-Tuomas Seppänen ja nykyään Ropottia kehittää data-analyytikko Vesa Aho. Avoimen tiedon keskuksen CRIS-tiimiläiset ovat alusta asti olleet mukana työkalun ideoimisessa, testaamisessa ja kehittämisessä.  

Julkaisut tiketteinä Helppariin

Kun Ropotti löytää julkaisun, jossa on yksikin Jyväskylän yliopistoon affilioitunut tekijä, se muodostaa julkaisun keskeisistä metatiedoista julkaisuilmoituksen ja lähettää sen HelpJYU-tikettinä Avoimen tiedon keskuksen CRIS-tiimille. Ilmoitus sisältää mm. DOI-tunnisteen, verkko-osoitteen, jyulaiset tekijät, julkaisukanavan ja julkaisuvuoden sekä ehdotuksen julkaisun muodosta, esimerkiksi: lehtiartikkeli, kirja, kirjan luku tai konferenssiartikkeli.  

Ropotti löytää valtaosan Jyväskylän yliopiston affiliaatioilla tehdyistä julkaisuista, joilla on DOI-tunniste. Se ei kuitenkaan löydä julkaisuja, joille ei DOI-tunnistetta ole annettu. Varsinkin monet suomenkieliset julkaisut jäävät Ropotin ulottumattomiin, joten julkaisutietoja on etsittävä muistakin lähteistä. OSCin asiantuntijat hyödyntävät tietokantojen uutuusvahteja ja syötteitä julkaisujen etsimiseen. Myös painettuina ilmestyviä lehtiä ja kirjoja läpikäydään säännöllisesti ja etsitään niistä yliopistolaisten artikkeleita.  

Ihminen varmistaa jokaisen julkaisun

Ropotin lähettämän tiketin pohjalta CRIS-tiimiläiset tekevät kirjauksen Converikseen. Julkaisutietoihin täydennetään julkaisutyyppi, tekijöiden affiliaatio ja JYU-yksikkö. Julkaisun kuvailutietoihin lisätään tieteenala, asiasanat ja mahdollinen tiivistelmä sekä tiedot julkaisun ja julkaisukanavan avoimuudesta. Rinnakkaistallenteiden tiedostot lähetetään Converiksen kautta JYXiin. 

Jokaisen Converikseen tallennettavan julkaisun validoi aina ihminen. 

KUVIO 1. Julkaisun matka kustantajan palvelusta Converikseen ja JYXiin (koskee julkaisuja, joilla on DOI-tunnus) 

Tutkija, seuraa julkaisujasi Converiksessa

Julkaisun tekijä vastaa viime kädessä siitä, että hänen Jyväskylän yliopiston affiliaatiolla tekemänsä julkaisut ovat ajan tasalla Converis-tutkimustietojärjestelmässä. Puuttuvat julkaisut voi ilmoittaa Converikseen lomakkeella.  

Tutkijan vastuulla on myös julkaisun tietojen täydentäminen ja korjaaminen. 

Omista julkaisuista kannattaa tarkistaa erityisesti seurantakohteet ja rahoitustiedot, sillä nämä eivät aina käy ilmi itse julkaisusta.