Selkeyttä ja suuntaviivoja viestinnän johtamisella

Usein ajatellaan, että viestinnän johtaminen vaatii suuria tiimejä ja valtavasti resursseja. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä viestinnän johtaminen tarkoittaa useimmiten päinvastaista: se on tapa yksinkertaistaa ja selkeyttää viestintää niin, että se tukee liiketoimintaa eikä vie siltä aikaa. 

Ja koska valtaosa suomalaisista yrityksistä on pieniä tai keskisuuria, kyse ei ole marginaalista vaan arjen sujuvuudesta siellä, missä suurin osa yritystoiminnasta tapahtuu.

Yrityksissä viestintää tapahtuu koko ajan. Kysymys on, tapahtuuko se hallitusti vai sattumalta. 

Kun viestintää ei johdeta, se muuttuu helposti reaktioksi: vastataan, kun joku kysyy, eikä kukaan johda kokonaisuutta. Tästä syntyy viestinnän hiljainen kustannus. Sama asia selvitetään kahdesti, päätöksiä tulkitaan eri tavoin ja asiakkaalle voi päätyä epäyhtenäinen viesti. Tämä kitka ei näy konkreettisesti budjetissa, mutta se maksaa ajassa ja energiassa.

Kun suunta ja vastuut ovat epäselvät, viestinnästä tulee helposti hajanaista.

Viestinnän johtaminen osana strategiaa

Pk-yrityksissä sisäinen viestintä on usein epämuodollista, ja se on monesti vahvuus. Tieto liikkuu nopeasti ja yhteishenki vahvistuu. 

Tavoitteena on, että viestintä tukee yrityksen pitkän aikavälin suuntaa ja että yritys näyttää ja kuulostaa samalta eri tilanteissa.

Ilman yhteisiä käytäntöjä nopeus kääntyy kuitenkin helposti sattumanvaraisuudeksi: kaikki eivät saa samaa tietoa, päätöksiä tulkitaan eri tavalla ja kokonaisuus alkaa pirstaloitua. Kun suunta ja vastuut ovat epäselvät, viestinnästä tulee helposti hajanaista.

Viestinnän johtaminen ei tarkoita spontaaniudesta luopumista. Se tarkoittaa muutamaa yhteistä pelisääntöä, jotka tekevät arjesta kevyemmän. 

Operatiivisella tasolla sovitaan esimerkiksi mihin päätökset kirjataan, miten olennainen tieto jaetaan ja milloin tarkistetaan tilanne yhdessä. Strategisella tasolla päätetään tietoisesti, kenelle puhutaan, mistä puhutaan ja millä tavalla. 

Tavoitteena on, että viestintä tukee yrityksen pitkän aikavälin suuntaa ja että yritys näyttää ja kuulostaa samalta eri tilanteissa. Kun linja on selkeä, arki rullaa kevyemmin ja yrityksestä syntyvä kuva on yhtenäinen.

Luottamus on pk-yritysten kovinta valuuttaa.

Johtamisella selkeyttä ja työn taakan vähentämistä

Moni liittää viestinnän johtamisen isoihin brändeihin ja maineenhallintaan. Pk-yrityksessä maine on yhtä tärkeä, mutta se rakentuu harvoin suurista kampanjoista. Se rakentuu pienistä, toistuvista kohtaamisista asiakkaiden, työntekijöiden ja kumppaneiden kanssa. Siksi viestinnän johtaminen on pk-yrityksessä ennen kaikkea luottamuksen johtamista. 

Yhtenäinen, tasalaatuinen ja tarkoituksellinen viestintä vahvistaa luottamusta, jonka varaan yrityksen toiminta rakentuu. Luottamus on pk-yritysten kovinta valuuttaa.

Tässä kohtaa moni ajattelee, että kuulostaa järkevältä, mutta kuka ehtii? Juuri siksi pk-yrityksissä viestintää kannattaa johtaa kevyesti. Tavoitteena ei ole lisätä tekemistä, vaan vähentää turhaa tekemistä. 

Kun viestien ydin on selkeä, vastuut ovat sovitut ja sisäinen ja ulkoinen viestintä vetävät samaan suuntaan, aikaa vapautuu. Viestintä ei ole sivutoiminto, vaan osa sitä, miten yritys toimii ja millaisena se näyttäytyy muille. Yritysmaailmassa ensivaikutelma syntyy nopeasti, ja usein se syntyy siitä, mitä yritys itsestään viestii, tarkoituksella tai huomaamattaan.

Tavoitteena ei ole lisätä tekemistä, vaan vähentää turhaa tekemistä.