23.02.2017

Työelämätarinoita tapahtumatuotannossa

Konferenssikoordinaattori,

Taru-Maija Heilala-Rasimov, Jyväskylän yliopisto

Mikä on koulutuksesi?
Aloitin englannin ja saksan opinnot syksyllä 1979. En tiennyt miksi haluan isona, mutta sen muistan, että en missään nimessä aikonut opettajaksi tai tutkijaksi, vaan hain kielestä työkalua tehdä jotain. Valitsin siksi kieliopinnoissani aina mahdollisimman käytäntöön orientoituneet kurssit ja sivuaineina opiskelin sosiologiaa, markkinointia ja espanjaa. Neljäntenä opiskeluvuonna toteutimme yhdessä englannin laitoksen kanssa uskomattoman projektin: 4 lehtoria ja 26 opiskelijaa lähdimme suorittamaan kevätlukukauden opintoja USA:ssa yhteistyökumppaniksi ryhtyneeseen University of Mississippiin.

Valmistuin Jyväskylän yliopistosta maisteriksi vuonna 1989. Pitkäksi venähtänyttä opiskeluaikaa selittelen opiskelun ohessa tapahtuneilla asioilla: kaksi ulkomaantyökomennusta matkaoppaana, naimisiinmeno, kaksi lasta, jatkuvia keikkatyösopimuksia muutamiin yrityksiin… Keväällä 1989 sain onneksi päättäväisyyttä saattaa opintoni päätökseen, laitoin lapset päiväkotiin ja kirjoitin puolivalmiin graduni valmiiksi. Akateemisen tutkinnon lisäksi taskussa oli jo mukana aimo annos kokemuksia.

Yliopisto-opiskelujen alkuvaiheessa suoritin matkailumarkkinoinnin opistotasoisen tutkinnon. Työn ohella olen suorittanut Global Certified Meeting Manager -ammattitutkinnon (CMM) sekä johtamisen opintoja ammattikorkeakoulussa. Myöhemmin hankin vielä opettajan pedagogisen pätevyyden, suoritin yrittäjäopintoja, markkinointiviestinnän ammattitutkinnon ja edelleen jotain kulttuurimarkkinoinnin kursseja ammattikorkeakoulussa. Merkittäviksi kouluttautumisjaksoiksi koen myös työskentelyni vapaaehtoistyöntekijänä hyvin organisoituneissa tapahtumissa kuten Neste Oil Rally Finland, kulttuurifestivaali Jyväskylän Kesä ja Jyväskylässä ainutkertaiset Veteraanien yleisurheilun MM-kisat.

Mille työnantajalle työskentelet ja mitä työnkuvasi sisältää?
Työskentelen Jyväskylän yliopistossa humanistisen tiedekunnan palvelukeskuksessa konferenssikoordinaattorina. Pääasiallinen tehtäväni on avustaa tiedekunnan kongressien ja seminaarien järjestäjiä tapahtumien suunnittelu-, valmistelu- ja toteutusvaiheessa käytännön järjestelyihin liittyvissä asioissa, esim. tapahtumaprojektin aikataulutus, budjetointi, yhteistyökumppanien kilpailutukset ja sopimukset liittyen tiloihin ruokailuihin, majoitus- ja iltaohjelmajärjestelyihin, matkoihin ja kuljetuksiin, jne. Työ on aikatauluttamista, viestintää, tehtävien koordinointia ja vaatii kustannustietoisuutta.

Tapahtumien koolla ei sinänsä ole merkitystä, mutta tavallisesti minuun otetaan yhteyttä, kun kyseessä on yli 50 osallistujan tapahtuma. Liityn useimmiten tapahtumien järjestelytoimikuntien jäseneksi ja kuljen tiiviisti työryhmän mukana koko tapahtuman elinkaaren ajan. Joskus taas tapaan järjestäjiä vain muutaman kerran, jolloin käsittelemme sen hetkisen tilanteen ja sovimme millä tavalla heidän milloinkin kannattaa edetä. Vuosittain osallistun keskimäärin 10 - 15 yliopiston kongressin/seminaarin järjestämiseen; yhtä aikaa työn alla on n. 5 kongressia tulevalle vuodelle. Kongresseista kaksi kolmannesta on kansainvälisiä ja silloin virallinen kieli on useimmiten englanti, harvemmin ranska tai ruotsi. Osallistujamäärä kongresseissa liikkuu 20 – 1000 välillä. Kongressin elinkaari vaihtelee puolesta vuodesta kolmeen vuoteen.

Lähes kaikkiin kongresseihin rekrytoidaan kongressia järjestävältä laitokselta opiskelijoita tapahtuma-avustajiksi. Opiskelijoille tarjoutuu näin mahdollisuus saada hyvää kokemusta kansainvälisessä ympäristössä työskentelystä sekä ilmainen kongressiosallistuminen -  kongressinjärjestäjä puolestaan saa joukon motivoituneita ja osaavia henkilöitä huolehtimaan monista tapahtuma-aikaisista toiminnoista. Yksi mieluisa tehtäväni on opastaa ja kouluttaa kongressiavustajia tehtäviinsä. Olen mukana kouluttajana myös kaikille opiskelijoille tarkoitetuissa tapahtuman järjestämisen kursseissa sekä yliopiston henkilökunnalle suunnatuissa teemakoulutuksissa. Työskentelen luonnollisesti myös humanistisen tiedekunnan omien tapahtumien ja tiedekunnan vastuulle annettujen koko yliopiston tapahtumien parissa.

Miten päädyit nykyiseen työhösi ja missä työskentelit tätä ennen?
Aloitin humanistisen tiedekunnan palvelukeskuksessa tammikuussa 2012. Sain konferenssikoordinaattorin paikan rehellisesti sanottuna onnellisen yhteensattuman ansiosta. Minä olin halukas palaamaan yliopiston palkkalistoille ja jätin loppuvuodesta 2011 humanistiselle tiedekunnalle avoimen hakemuksen. Kielten laitos oli puolestaan juuri aloittanut kesällä 2014 toteutuvan ison kongressin suunnittelun ja alusta alkaen oli selvää, että järjestelyihin tarvittaisiin lisäresursseja. Samalla kuin otin haltuuni tätä yhtä isoa kongressia ilmestyi rinnalle yhtäkkiä 10 muutakin kongressia! Oman tiedekunnan kongressitoiminta onkin pitänyt minut koko ajan mukavasti työllistettynä.

Tätä ennen työskentelin lähes 20 vuotta kongressipäällikkönä 4-10 henkilön kongressipalvelutoimistossa (PCO, Professional Congress Organizer), jossa otin projektivastuuta tapahtumatuotannosta monille eri asiakkaille kuten esim. yliopistot, ministeriöt, liitot ja järjestöt. Ensimmäiset 10 vuotta heti valmistumiseni jälkeen työskentelin Jyväskylän yliopiston täydennyskeskuksessa toimivassa PCO-toimistossa Jyväskylä Congresses  -brandin alla. Tärkein asiakkaamme oli silloin Jyväskylän yliopisto. Seuraavina 10 vuotena Jyväskylä Congresses -toiminta liitettiin liiketoimintakauppojen kautta eri yritysten yhteyteen. Näinä vuosina sain tapahtuman järjestämiseen arvokasta näkökulmaa aiemman yliopiston (academic) ohella niin kongressikeskuksen (facilities), matkatoimiston (incentive) kuin hotellitoimintaa harjoittavan konsernin (business) silmin. Työskentelin muutaman vuoden myös pienen, mutta idearikkaan yhdistyksen kulttuuritapahtuman koordinaattorina (non-profit).

Sitä, että olen päätynyt tällä alalle, saan kiittää opiskeluajan matkaopaskausiani. Silloin ymmärsin, että ”nine-to-five” toimistotyö tai tasainen yksinpuurtaminen eivät onnistu minulta. Oivalsin, että viihdyn työssä ihmisten parissa, toimissa pitää olla sopivasti ”vauhtia ja vaarallisia tilanteita” ja mausteeksi kansainvälisyyttä.

Esimerkki tyypillisestä työpäivästä ja mitä osaamista nykyisessä työssäsi tarvitaan?
Minulla ei oikeastaan ole tyypillistä työpäivää, mutta melko varmasti jokaiseen päivään sisältyy useita kohtaamisia, sähköpostikirjeenvaihtoa, neuvotteluja, raportointia, tietojen etsintää, analysointia ja tietojen edelleen välittämistä.

Jokaista kongressia varten perustetaan oma työryhmä ja minä olen jäsen monessa tiimissä. Minulla on siis paljon vaihtuvia työkavereita ja vaihtelevia työtehtäviä, vaikka teoriassa ne olisivatkin samoja. Joskus keskustelen Tasavallan Presidentin Kanslian kanssa, joskus teippailen puoliltaöin opasteita kongressipaikalle räntäsateessa, ja kaikkea siltä väliltä. Työryhmien kokouksia on usein, samoin yhteistyökumppanineuvotteluja on melko paljon. Näihin tapaamisiin meneminen edellyttää valmisteluja ja niistä poikkeuksetta poikii tehtäviä. Tapahtuman toteutusvaiheessa, tai oikeastaan juuri ennen tapahtumaa, päivät ovat yleensä erityisen hektisiä. Silloin on tärkeää, että valmistelut on tehty hyvin, tiedonkulku on aukotonta ja tiimin jokainen jäsen on tehtäviensä tasalla.

Työssä tarvitaan kykyä hallita kokonaisuuksia, suunnittelu- ja organisointikykyä, vuorovaikutus- ja esiintymistaitoja, ongelmanratkaisutaitoja, sosiaalisuutta ja valmiutta aloittaa aina alusta. Useiden samanaikaisten projektien hallinta on haasteellista eikä voi välttyä aikataulukonflikteilta, henkilökemiatkaan eivät välttämättä aina toimi. Täytyy olla yhtälailla herkkä kuuntelemaan tapahtumanjärjestäjän toiveita, mutta rohkea ohjaamaan toimintoja realistiseen suuntaan. Huolimatta asianmukaisista valmisteluista joutuu kongressisesonkiaikoina aina venymään, tekemään enemmän ja nopeammin, ja siitäkin huolimatta on sopeuduttava siihen että aina on jotain keskeneräistä. Tähän työhön ei sovellu jos on stressaava tyyppi.

Työ on hyvin palkitsevaa ja tässä saa toteuttaa itseään; saa toimia ryhmässä, mutta kantaa vastuuta myös itsenäisesti. Projektityöskentelyn hyvä puoli on se, että työllä on selkeä alku ja loppu, ja työskentelyn tulos konkretisoituu. On upeaa saada työskennellä asioihinsa innolla suhtautuvien henkilöiden kanssa, on mahtavaa pystyä tuottamaan kongressivieraille mieliinpainuvia elämyksiä, ja on ilo kuulua tapahtumien parissa työskentelevien palveluntuottajien värikkääseen verkostoon.

Vinkkejä tähän tai tämänkaltaiseen työhön haluaville?
Ei ole helppo nimetä mitään tiettyjä opintoja, jotka suoraan johtaisivat tämänkaltaiseen työhön. Akateeminen tutkinto ole mikään edellytys, mutta ei siitä haittaakaan ole. Itse koen, että tässä tehtävässä menestyminen on ennemminkin tyyppi- kuin koulutuskysymys. Sopivan tietopohjan ohella tapahtumakoordinaattorin työssä tarvitaan reippaasti asennetta, innostusta asioihin ja kykyä luotsata hommaa eteenpäin. Sosiaalisuus ja vuorovaikutustaidot ovat avainasemassa, sillä tapahtuman järjestäminen on tiimityötä parhaimmillaan ja verkostoitumisesta on hyötyä. Tapahtumantekijäksi tai kongressinjärjestäjäksi tullaan vain tekemällä, tietoja kyllä saa, mutta taitoja ei voi saada kirjoista lukemalla. Kannattaakin olla utelias ja lähteä ennakkoluulottomasti jo opiskeluaikana erilaisiin tapahtumanjärjestämistyöryhmiin mukaan. Mitä enemmän ja mitä erilaisimpia tapahtumia pääsee työstämään mahdollisimman erilaisissa rooleissa, sitä parempi tuntuma kehittyy niin itse organisointiin liittyviin seikkoihin kuin tapahtumaosallistujan palvelemiseen. Jo havainnoiva osallistuminen tapahtumiin on eduksi.

Kun ajattelen omia opintojani, niin kielet, markkinointiviestintä, yrittäjyys ja opettajan pedagogiset on ollut toimiva kokonaisuus ja antanut keskeisiä valmiuksia konferenssikoordinaattorin tehtävään. Kansainvälinen ammattitutkinto tietysti kruunaa koko paketin. Täydennykseksi voisi ottaa vielä talous- ja tietoteknisiä opintoja, ja projekti- ja viestintäosaamista. Kaikista kieliopinnoista on aina hyötyä, sillä niiden kautta kehittyy myös kulttuurikompetenssi ja valmiudet toimia monikulttuurisessa ja kansainvälisessä työelämässä.