Ohjeet matka- tai kululaskun tekemiseksi

Lyhyesti

Lomake matkalaskujen tekemiseen tuntiopettajille, vierailijoille, opiskelijalähettiläille ja muille henkilökunnan kaltaisille käyttäjille, joilla on JYU-käyttäjätunnus olemassa.

Tämän matkalaskulomakkeen käyttäminen perustuu yliopiston käyttäjätunnukseen. Jos sellaista ei ole, tunnuksen voi luoda osoitteessa https://account.jyu.fi/register. Tunnistautumisen avulla voidaan luottaa siihen, että matkalaskun on tehnyt oikea henkilö.

Matkalaskun tekijän ohjeita

Lue ohjeet huolellisesti.

Matkalaskulomakkeen käyttö perustuu yliopiston verkon käyttäjätunnukseen

- Jos sinulla jo on yliopiston verkon käyttäjätunnukset, kirjaudu niillä tekemään laskua.

- Mikäli sinulla ei vielä ole yliopiston verkon käyttäjätunnusta, luo ensimmäisellä kerralla itselleen käyttäjätunnukset verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmennuksella. Tunnus luodaan täällä https://account.jyu.fi/register.

HUOM! Jos tunnuksen luomisen jälkeen kirjautuminen matkalaskuun ei toimi, kokeile myöhemmin (esim. tunnin päästä, seuraavana päivänä) uudelleen.

- Jos olet unohtanut salasanan tai tunnuksesi on voimassa olo on päättynyt, niin voit pyytää unohtuneen salasanan tai aktivoida tunnuksesi uudelleen palvelussa https://account.jyu.fi/

- Jos tarvitset apua tunnuksen luomisessa, ota yhteyttä digipalveluihin HelpJYU-portaalin kautta.

Lomakkeen täyttäminen

- Lomakkeelle sinun tulee antaa mm. henkilötietosi sekä eritellä ja perustella kulut (esim. taksin käyttö, oman auton käyttö jne.) joita laskutat. Lomakkeella ohjeistetaan täyttämään lasku.

- Lomakkeella on pakollisia kenttiä, jotka on merkitty punaisella pallolla. Ilman näiden kenttien täyttöä laskua ei saa eteenpäin. HUOM! Jos olet liittänyt liitteet laskulle ja pakollinen kenttä on jäänyt täyttämättä, liitteet häviävät ja ne tulee liittää laskulle uudelleen ennen lähettämistä

- Kuitit tulee olla liitettynä laskuun, muuten kuluja ei korvata. Osallistumismaksujen kohdalla liitteenä tulee olla myös tapahtuman ohjelma.

- Laskulle on pakollista valita yliopiston yhteystietohausta henkilö (Kutsuja), jonka kanssa olet kustannusten korvauksista sopinut

- Lasku siirtyy lähetyksen jälkeen merkitsemäsi kutsujan tarkistettavaksi

- Kutsuja siirtää tarkastetun laskun matkasihteereille jotka käsittelevät laskun maksatukseen ja yliopiston johtosäännön mukaisen hyväksynnän jälkeen se siirtyy maksuun

Kutsujan ohjeita (laitoksella)

Yliopiston ulkopuolinen, suomen pankkitunnukset/mobiilitunnukset omaava henkilö tekee jatkossa laskut sähköisenä

Laskulla henkilö valitsee yliopiston yhteystietohausta henkilön kutsujaksi, jonka kanssa sopinut kustannusten korvauksista

Kutsuja saa sähköpostin osoitteesta noreply@jyu.fi kun matkalaskun tekijä on lähettänyt valmiin laskun tarkistettavaksi. Sähköposti sisältää kirjautumislinkin laskulle ja ohjeet laskun tarkistamiseen. Laskulle kirjaudutaan yliopiston käyttäjätunnuksilla

Kutsuja tarkastaa laskun tiedot ja kommentoi lomakkeelle onko lasku aiheellinen ja maksetaan laskutetun mukaisesti. Sekä ilmoittaa mistä lasku maksetaan kustannuspaikka tai projekti tai sisäinen tilaus

Kun lasku on tarkastettu ja kommentoitu, kutsuja hyväksyy laskun, jolloin se siirtyy eteenpäin matkasihteereille SAP Traveliin vietäväksi

Jos lasku ei vastaa sovittua, kutsuja kirjoittaa kommenttikenttään korjattavan kohdan, esim. päivärahoja ei makseta

Matkasihteeri vie laskun SAP Traveliin ja reitittää sen hyväksyjälle hyväksyttäväksi. Lasku siirtyy hyväksynnän jälkeen maksuun

Lisätietoa matkasihteereiltä HelpJYU-portaalin kautta.

Instructions for the creator of travel claim

You can use the travel claim with your JYU user ID:

- If you already have a JYU user ID, log in to create a travel claim.

- If you do not have a JYU username and password yet, create them using online bank credentials or mobile authentication when you use the system for the first time. Create the user ID at https://account.jyu.fi/register.

Note! There is a delay between creating the user account and using it. If the travel claim log in doesn't work straight after creating a new account, please wait, and try again later (if necessary, the next day).

- If you already have a JYU user ID, log in to create a travel claim.

- If you have forgotten your password or your user account has expired, you can request the forgotten password or reactivate your user account at https://account.jyu.fi/

- If you have any problems with the user id, please contact digital services using HelpJYU portal.

Filling the form

- You must enter your personal data as well as specify and explain expenses (e.g. taxi, use of own care, etc.) you are invoicing. The form includes instructions for filling the claim.

- Obligatory fields in the form are marked with a red ball. You cannot proceed without filling in these fields. NOTE! If you have added attachments to the claim and an obligatory field has been left unfilled, the attachments will disappear and you must attach them again to the claim.

- Receipts must be attached to the claim. Otherwise, expenses will not be remunerated. In case of participation fees, the event programme must also be attached to the claim.

- It is obligatory to select from the contact information search the person (inviter) with whom you have agreed on the remuneration of expenses.

- After you submit the claim, it goes to the marked inviter for verification.

- After verification, the inviter submits the claim to travel secretaries who send it to payments and, after an approval process in compliance with the University of Jyväskylä Regulations, it will be paid.

Instructions for the inviter

Any persons from outside the university who have Finnish bank or mobile credentials can make the claims online.

In the travel claim, the person must select from the contact information search the JYU employee (the inviter) with whom the person has agreed on the remuneration of expenses.

The inviter gets an email from the address noreply@jyu.fi after the creator of the travel claim has submitted the completed claim for verification. The email includes a login link to the claim and instructions for checking and verifying the claim. The inviter must log in to the claim using the JYU user ID.

The inviter checks the information in the claim and comments on the form if the claim is valid and should be paid in compliance with the entered data. The inviter also indicates the source of payment: a cost centre, project or internal order.

After the claim is checked and commented, the inviter verifies the claim. Then it is forwarded to travel secretaries to be entered in SAP Travel.

If the claim does not correspond to what has been agreed, the inviter must write down what needs to be corrected, for example, “daily allowance is not paid” in the comment field of the entry.

A travel secretary enters the claim to SAP Travel and forwards it to the approver for approval. After approval, the claim is forwarded to payments.

For more information, please contact travel secretaries via the HelpJYU portal.

Matkasihteerin ohjeita

Matkasihteereillä on tyypillisesti oikeudet nähdä ja täydentää hakemuksia.

Huom! Kaikki matkasihteerit, joille on annettu oikeudet järjestelmäään, näkevät kaikki hakemukset. Oikeuksia voidaan säätää tarvittaessa.

1. Kirjaudu sisään JYU-tunnuksella. Näet kaikki sinulle kuuluvat matkalaskut kirjautuneena.
2. Tarkasta hakemuksen tiedot.
3. Kysy tarvittaessa lisätietoja ja täydennä hakemusta. Matkasihteerinä voit lisätä puuttuvia liitteitä kirjoittamalla matkalaskun osoiterivin perään /++add++FlowAttachment
4. Hyväksy hakemus.
5. Siitä muodostuu n. minuutin kuluttua .pdf-tiedosto, jonka voit syöttää Marttiin. Pdf-tiedosto sisältää hakemuksen tiedot ja siihen syötetyt liitteet koosteena.

Prosessin vaiheet

Matkalaskun tekemisessä on karkeasti ottaen neljä vaihetta:

1. Matkalaskun tekijä täyttää lomakkeen ja tallentaa luonnoksen matkalaskusta.
2. Matkalaskun tekijä tarkastaa tiedot ja lähettää matkalaskun laitoksella olevalle Kutsujalle.
3. Kutsuja tarkastaa tiedot, täydentää maksatustiedot ja lähettää eteenpäin Matkasihteerille.
4. Matkasihteeri tarkastaa tiedot, tarvittaessa kommunikoi matkalaskun tekijän kanssa ja lopulta hyväksyy hakemuksen. Siitä muodostetaan automaattisesti pdf-tiedosto, jonka matkasihteeri syöttää Martti-järjestelmään.

Huom! Tämä matkalaskujärjestelmä ei sisällä ns. masterdataa. Täällä yksinkertaisesti voidaan tehdä ja tarkastaa hakemukset selkeästi ja tehokkaasti digitaalisessa muodossa (vs. aiempi paperien pyörittely).

Prosessikaavio: